10 eenvoudige stappen voor het maken van een procesblauwdruk

Keep IT Simple

blogimage

Zoals iedereen die ooit een huis heeft gebouwd begrijpt, biedt een blauwdruk u de basis en beste kans op het succesvol bereiken van uw doelstelling. Ook in de bedrijfswereld kan een blauwdruk een effectief instrument zijn. Een blauwdruk van uw bedrijfsprocessen helpt u en uw collega's om inzicht te krijgen in het verloop en de duur.

In het boek getiteld “The Power of Business Process Improvement” reikt Susan Page tien eenvoudige stappen aan die u kunt gebruiken bij het maken van uw eigen proces blauwdruk.

  1. Maak een procesinventarisatie — De eerste stap is het inventariseren van al uw processen. Hoewel deze handeling misschien eenvoudig lijkt (wellicht denkt u alle processen al te kennen), helpt het vergaren van een visuele lijst om alvast na te denken over de prioriteit van elk proces.
  2. Leg het fundament — Stap twee helpt u bij het ontwikkelen van het toepassingsgebied. Op dezelfde manier waarop u aan een plan begint voor de verbouwing van uw huis, moeten er voor een procesblauwdruk kaders worden vastgesteld.
  3. Teken de blauwdruk — Het maken van de blauwdruk impliceert begrip van waar overdrachten tussen afdelingen voorkomen. Bij deze stap moet u de informatie (output) uit de vorige stap toepassen door in kaart te brengen welke afdeling of individu verantwoordelijk is voor welk deel van het proces, van begin tot eind.
  4. Maak een schatting van tijd en kosten — Voordat doelen voor procesverbetering worden gesteld, is een nulmeting van cruciaal belang. Hoe lang duurt het verloop van processen en wat kost dit momenteel voor uw organisatie? Deze stap definieert de parameters die worden gebruikt voor de verbetering van de doelstellingen.
  5. Controleer de proces blauwdruk — Vanaf dit punt is het waardevol om feedback te krijgen van betrokken collega's om ervoor te zorgen dat uw nieuwe blauwdruk de realiteit weerspiegelt. Deze stap helpt ook om de nodige ondersteuning van belanghebbenden te verkrijgen.
  6. Pas verbetertechnieken toe — Een gestructureerde aanpak voor het verbeteren van bedrijfsprocessen met behulp van methoden zoals: afschaffing van de bureaucratie, evalueren van waarde toevoegende activiteiten, elimineren van overtolligheid, vereenvoudigen van rapporten en formulieren, verminderen van de cyclustijd en automatisering toe te passen. Door dergelijke verbetertechnieken nauwkeurig toe te passen op elk proces, zorgt u ervoor dat al uw processen bedrijfswaarde opleveren.
  7. Creëer interne controles en statistieken — De volgende stap is ontworpen om u te helpen de voortgang te monitoren. Het instellen van interne controles helpt om hulpmiddelen te creëren voor het verhogen van de effectiviteit, de efficiëntie en het aanpassingsvermogen van het bedrijfsproces. Bedrijfsprocessen zijn, zoals veel andere dingen, vaak onderwerp van menselijke fouten. Daarom is het essentieel om interne statistieken te ontleden en het proces zo veel als mogelijk te automatiseren.
  8. Doe een proeftest — Op dezelfde manier waarop een gratis 30-dagen test is bedacht om u kennis te laten maken met een product zonder hiervoor grote investeringen te doen, zal een proeftest voor uw nieuw ontworpen bedrijfsprocessen helpen bugs op te lossen en ervoor zorgen dat het procesresultaat aan uw vereisten voldoet, voordat u de voorgaande manier van werken overboord gooit.
  9. Voer de verandering door — In dit stadium worden de vernieuwde processen uitgerold. Deze stap vereist dat u de juiste informatie richting de juiste mensen communiceert. Zonder deze stap, is het nieuwe proces bijna gegarandeerd te mislukken.
  10. Streef naar continue verbetering — Dit is de onderhoudsfase. Hopelijk zijn de nieuwe processen succesvol ingevoerd. De laatste fase behelst het creëren van een mentaliteit waarbij procesverbetering als een doorlopend fenomeen wordt beschouwd, dat voortdurend evaluatie vereist om continue doeltreffendheid en efficiëntie voor de organisatie te garanderen.


Hebt u ooit met succes een proces blauwdruk vastgelegd? Bekijk hier de praktijkcase van Kuwait Petroleum waarbij een complexe ERP-implementatie de aanleiding vormde voor het in kaart brengen van een procesblauwdruk

Reacties (0)

Reageer op dit artikel





Toegestaande tags: <b><i><br>Voeg een nieuwe reactie toe: