Een Documentair StructuurPlan (DSP) biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie wordt gedaan.
Dit overzicht dient vele doelen:
- de informatie is beheersbaar;
- er kan managementinformatie uit worden gedestilleerd;
- het is een noodzakelijke voorwaarde voor het inrichten van een digitaal archief.
Een organisatie heeft met een DSP een beleids- en beheersinstrument in handen. Hiermee kan ze de doel- en rechtmatigheid van de informatievoorziening sturen. Het DSP is een verbeterinstrument voor de planmatige aanpak van informatievoorziening met als resultaat; kennisdeling, kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Inhoud van het Documentair StructuurPlan
In een DSP worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de uitwerking hiervan. Deze gegevensbestanden worden geïnventariseerd met het oog op de beschikbaarheid en toegankelijkheid op korte en lange termijn. Bij de inrichting van het informatiebeheer zijn de organisatiestructuur, werkprocessen, systemen en taken leidend. Hierdoor ontstaat een herkenbare archiefstructuur én duidelijke werkwijze voor de medewerkers in de organisatie.
Mavim Rules voor het Documentair StructuurPlan
De processen in het model-DSP zijn algemeen. In Rules maakt u het model specifiek voor uw gemeente. Rules legt verbanden tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur en werkprocessen. Hierdoor is het voor de medewerker eenvoudig om bijvoorbeeld vanuit het proces te kijken welke regelgeving hierop van toepassing is. Hierdoor is het voor de medewerker eenvoudig om bijvoorbeeld vanuit het formulier te kijken bij welke processen dit betrokken is.
Met Rules heeft de medewerker via één deur toegang tot deze relevante informatie. Een medewerker weet daardoor altijd waar een document opgeslagen moet worden of wat de vernietigingstermijn ervan is. Deze informatie is via het eigen netwerk in de vorm van Rules webpagina’s toegankelijk.
Werkprocessen uit het model-DSP voor Rules
In het model-DSP zijn ruim 600 gemeentelijke processen beschreven in Rules. Dit is de basis voor een procesgericht digitaal archief.
Meer informatie?
Download de gratis factsheet over Referentiemodellen in Rules
