Rules heeft een groot aantal interessante functies. Vanzelfsprekend hebben de functies van de software als grondslag dat het gebruik ervan een gevoel van lekker werken met zich mee moet brengen. Op deze pagina krijgt u een overzicht van de functies, alsmede een beschrijving van wat deze functies voor organisaties kunnen betekenen. 
Download hier de printversie in PDF
Importeren
Maak gebruik van bestaande informatie en kennis! In Rules is het mogelijk om Word-documenten en Visio-tekeningen te importeren. Is een onderwerp al beschreven in een ander systeem? Maak een koppeling met Rules en gebruik deze
middels een XML import.
Gekoppeld kopiëren
Met Rules onderhoudt u uw informatie op één centrale plek. Indien u informatie wilt hergebruiken, is gekoppeld kopiëren een onmisbare functionaliteit. Hergebruik deze informatie en voeg uw wijzigingen toe zonder dat de koppeling met het origineel verloren gaat.
Distributiemanagement
Definieer op centraal niveau de grote lijnen en verstuur een versie naar decentraal niveau. Op decentraal niveau (bijvoorbeeld een vestiging of filiaal) kan de informatie vervolgens specifiek gemaakt worden. Op het moment dat er op centraal niveau wijzigingen plaatsvinden, krijgen de vestigingen daar automatisch melding van. De informatie wordt vervolgens geüpdate zonder dat daarbij de eigen aanvullingen verloren gaan.
Rapportgenerator
Met behulp van deze zeer uitgebreide functionaliteit kunt u van vrijwel alle informatie in de Rules database voorgedefinieerde rapporten genereren. U kunt van lijsten onderwerpen alle gekoppelde informatie in een rapport tonen. Hiermee wordt het mogelijk om bijvoorbeeld heldere overzichten te creëren waarin wet & regelgeving wordt uitgezet tegenover de procesinformatie. Als u zich bezighoudt met risicomanagement kunt u in de rapportgenerator aantonen welke risico´s er binnen een bepaald proces bestaan en bovendien zichtbaar maken welke beheersmaatregelen hieraan zijn gekoppeld.
Zoeken 
Rules heeft een geavanceerde zoekfunctie. U kunt hiermee zoeken in alle informatie die is vastgelegd in Rules en de daarbij behorende gekoppelde documenten. Gebruik meerdere woordcombinaties om de zoekopdracht te verscherpen of selecteer het type document waarin gezocht dient te worden.
Navigeren
Navigeer zonder restricties door de bestaande onderwerpen. Zoom in van hoofdniveau tot detailniveau en ook de werkinstructies kunnen bekeken worden.
Microsoft Office Look & Feel
Gebruiksvriendelijkheid is een van de belangrijkste uitgangspunten van de software, iedereen moet het kunnen gebruiken. Rules is daarom voorzien van een Microsoft Office Look & Feel. Alle functies die u gewend bent te gebruiken, zitten in Rules. Van tekstverwerking tot knippen, plakken en kopiëren, tot het invoegen van afbeeldingen en zelfs filmpjes.
Hyperlinks
Maak hyperlinks naar externe websites of intranet(ten), formulieren en documenten of naar normen/ wetten.
Velden
Leg uw secundaire informatie/ metadata over onderwerpen vast in velden. Met deze standaard set informatie kunt u op gestructureerde wijze gegevens vastleggen. Denk hierbij aan: auteurschap, proceseigenaarschap, ingangsdata, revisiedata, versienummering en status. Krachtige functionaliteit voor uw proces- en documentmanagement.
Vertaalverkenner 
Rules ondersteunt het gebruik van een viertal talen; Nederlands, Engels, Duits en Frans. Dat geldt voor zowel de bediening en het gebruik, als voor de door de gebruiker vastgelegde informatie. De Rules Vertaal Verkenner zorgt ervoor dat de informatie altijd uniform en in dezelfde structuur beschikbaar is.
Relateren
Losstaande informatie krijgt meer betekenis wanneer relaties zijn gelegd en de onderlinge samenhang in één oogopslag duidelijk is. Verbind bijvoorbeeld functionarissen met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Of normen en wet- en regelgeving aan de bestaande processen en verkrijg inzicht in hoeverre hieraan wordt voldaan.
Outlook taken
U kunt door middel van Outlook taken & acties delegeren in uw organisatie. Daarnaast is het mogelijk om de status en voortgang hiervan te bewaken en overzichten te creëren, waarin duidelijk te zien is welke taken allemaal zijn toegewezen, wie ze heeft uitgevoerd en welke nog opgepakt dienen te worden.
Simulatiefunctie
Simuleer uw procesgang en zie onmiddellijk waar de knelpunten en/of verbeterpunten in het proces zitten. Is de doorlooptijd bij een bepaald onderdeel van het proces te lang? Stokt de productiviteit bij een bepaalde afdeling? Zijn er processen die efficiënter ingericht kunnen worden? Kan er een kostenbesparing worden gerealiseerd?
Visio 
Rules en Visio zijn naadloos geïntegreerd. Alle mogelijkheden die Visio biedt, heeft u hierdoor tot uw beschikking. Maar Rules biedt meer. Met de automatische lay-out functionaliteit kunt u met één druk op de knop uw schema’s recht en netjes uitlijnen. U kunt switchen tussen de Rules boomstructuur en Visio. Uiteraard worden wijzigingen ook in beide richtingen doorgevoerd. In de praktijk houdt dit in dat u uw processen kan ontwerpen in Visio en uw ontwerp direct in de Rules boomstructuur wordt gewijzigd.
Matrix
Creëer overzicht en samenhang door middel van de krachtige matrixfunctionaliteit. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos. Verkrijg antwoord op bijvoorbeeld de volgende vragen: Welke risico’s in de organisatie zijn afgedekt en welke niet? Aan welke normen wordt wel/ nog niet voldaan? Wie is voor welke fase van het proces verantwoordelijk? Daarnaast verschaft de matrix interne en externe auditors direct inzicht in de te toetsen punten.
Webformulieren
U kunt zelf webformulieren samen stellen die u de mogelijkheid geven om op gestructureerde wijze input en feedback van de eindgebruikers te ontvangen, zoals:
- Klachten
- Incidenten
- Verbeteringen
- Audits
- Ideeën
- Revisies
- Metingen
Schema’s
Maak gebruik van schema’s om processen te visualiseren en te structureren. Rules ondersteunt onder meer de volgende schematechnieken: Proces-, Relatienetwerk-, Functiestroom-, EPC-, IDEF0-, BPMN-, en Prontoschema’s. Daarnaast kan door middel van Swimlanes duidelijk worden gemaakt welke functionaris voor welk onderdeel van het proces verantwoordelijk is.
Ik-view
Met de Ik-view kan de informatie vanuit verschillende invalshoeken bekeken worden. Medewerkers kunnen hiermee te allen tijden zien voor bij welke processen zij betrokken zijn en waar zijn/haar verantwoordelijkheden liggen.
Versiebeheer
Maak een momentopname van een onderwerp en kijk, desgewenst, terug. Hoe was de situatie vorig jaar? Zijn er zaken gewijzigd die eigenlijk niet gewijzigd hadden moeten worden?
Online
Een intranet is voor veel organisaties de manier om de interne communicatie te verzorgen. Met de aparte modules MySite en de Webstyle Editor van Rules kunt u doeltreffend en snel een intranet of startpagina creëren, geheel in de huisstijl van uw organisatie.
Offline
Publiceer in een handomdraai een handboek vanuit Word. Creëer een PDF-document of XML-bestand. U kunt zelfs uw eigen organisatiespecifieke Helpfile maken. Geen printer in de buurt? Brand dan eenvoudig de betreffende informatie op een CD-ROM.
Notitiefunctie
Geef medewerkers de kans om inhoudelijk te reageren, feedback te leveren, en verbeteringen aan te dragen op de gepubliceerde informatie. De notitiefunctie ondersteunt tevens het gebruik van attachments, zo kan er bijvoorbeeld een screenshot ter verduidelijking worden bijgevoegd. Deze veelzijdige functionaliteit stelt de organisatie én haar medewerkers in staat het dynamische proces van kwaliteitsverbetering continu door te zetten.
RSS en Outlook koppeling 
Laat uw medewerkers zich abonneren op de voor hem/haar interessante topics middels de RSS functie. Bij een wijziging of aanvulling in het onderwerp, krijgt de betreffende medewerker automatisch een notificatie via e-mail. De koppeling met Outlook stelt u daarnaast in staat om taken uit te zetten vanuit het onderwerp. Stel de deadline van de taak in en wordt via Outlook herinnerd aan de naderende deadline.
Meer zien van de software?
 |
Introductievideo Rules 7 In deze interactieve video krijgt u een indruk van de nieuwe functionaliteiten die Rules 7 biedt.  Bekijk de video |
 |
Factsheet Rules 7 Lees in deze factsheet meer over de voordelen van Rules 7 Download de Factsheet Rules 7 |
Bezoek een van onze kosteloze demodagen!
Verder geven wij u ook de mogelijkheid om op verschillende data, op verschillende plaatsen in Nederland een demonstratie bij te wonen. In een korte, krachtige sessie leidt een Rules Expert u door de software en laat u alle ins en outs zien. U krijgt een goede indruk van de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van Rules en wat de software voor uw organisatie kan betekenen. Klik hier voor beschikbare data en inschrijven
