De software Rules maakt het mogelijk om de bedrijfsspelregels helder en eenvoudig in kaart te brengen waardoor zowel het management als de medewerkers volledig op de hoogte zijn wat er van wie, wanneer, waarmee en waarom verwacht wordt.
Vanzelfsprekend hebben de kernregels van de software als grondslag dat het gebruik ervan een gevoel van lekker werken met zich mee moet brengen. Dit gevoel ontstaat als regels duidelijk en makkelijk te begrijpen zijn en het gebruik van de software een bepaald gemak met zich meebrengt. Om dat mogelijk te maken gaat Rules uit van de volgende stappen om processen en specifieke kenmerken vast te leggen en overzichten te creëren.
Structureren
Alle informatie die al beschikbaar is over de bedrijfsprocessen, procedures en werkinstructies, ofwel het spel en de spelregels, moet allereerst worden gestructureerd. Op die manier ontstaat er samenhang en worden processen inzichtelijk. Zonder opbouw wordt informatie over bijvoorbeeld het speelveld, de speelduur, de spelers en de regels immers onoverzichtelijk.
Beschrijven
De basis voor elke organisatie is een beschrijving van de processen en regels. Zo moet bekend zijn wat de essentie en de doelstellingen van de organisatie zijn en welke procedures en regels gevolgd moeten worden. Het beschrijven van processen zorgt niet alleen dat er duidelijkheid ontstaat over het verloop ervan, het brengt ook onvolkomenheden en eventuele doublures in het proces aan het licht. Het proces kan hier vervolgens op worden aangepast wat de efficiëntie verbetert en de effectiviteit verhoogt.
Relateren
Uiteraard is het van belang te weten wie er betrokken zijn bij het proces, welke hulpmiddelen er gebruikt worden bij de uitvoering ervan (waarmee), waar het proces of delen ervan plaatsvindt, wanneer het proces plaatsvindt en wat het doel is van het proces (waarom). De vervolgstap is deze gegevens vast te leggen en verbanden te leggen tussen procesdetails, de spelonderdelen, en de procesbeschrijving, maar ook met de wetten en regels die van toepassing zijn, ofwel de spelinformatie.
Analyseren
Naast het vastleggen van alle informatie die betrekking heeft op het proces, is het interessant te weten hoe de organisatie presteert ten opzichte van de doelstellingen. Door het uitvoeren van een analyse ontstaat inzicht in de prestaties van de organisatie aan de hand van een aantal parameters. Deze parameters of prestatie-indicatoren, verschaffen relevante informatie over de conditie van de organisatie. De informatie die de parameters geven, is belangrijk voor het bereiken van de organisatiedoelen.
Overzichten (creëren)
Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Elke organisatie heeft een eigen werkwijze of proces en elk proces heeft een eigen procesgang. Aan de hand van een overzicht of schema wordt op visuele wijze duidelijk gemaakt hoe de procesgang verloopt. Daarnaast heeft elke medewerker een eigen specifieke functie en rol in het proces. Door de kenmerken hiervan vast te leggen, kan eenvoudig een overzicht worden gecreëerd van de functies en rollen van alle betrokken medewerkers.
Publiceren
Het is van belang om alle informatie rond de processen en regels beschreven te hebben, maar nog belangrijker is het om al deze informatie goed te communiceren met alle betrokkenen. Zo moet een medewerker op elk gewenst moment weten wat er van hem in een bepaald proces verlangd wordt. Dat kan alleen als de betreffende taken en verantwoordelijkheden duidelijk aan hem zijn gecommuniceerd. Daarom moet informatie altijd en overal, zowel online als offline, beschikbaar zijn.
Verbeteren
Kenmerkend voor bedrijfsprocessen is dat ze een bepaalde dynamiek met zich meebrengen en aan veranderingen onderhevig zijn. Dit als gevolg van veranderende wet- en regelgeving en het voortdurend verbeteren van procesonderdelen. Deze verbetering is essentieel voor het handhaven van een bepaald kwaliteitsniveau en helpt processen steeds doelmatiger en vooral ook doeltreffender te maken.
Download de factsheet Rules en lees wat de software uw organisatie kan opleveren 
Wilt u meer zien van Rules?
Bekijk de Rules demofilmpjes Bekijk het Rules Functieoverzicht Meld u aan voor een online demonstratie
Meer informatie?
