Zaakgericht werken op basis van inzichtelijke processen
Met zaakgericht werken leggen gemeenten en overheden al het werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, vast als zaak. Bij elke zaak, inclusief bijbehorende documenten en formulieren, hoort een zaakdossier. Met deze geautomatiseerde digitale dossiers kunnen klanten en burgers op de hoogte gehouden worden van de status van een zaak.
Waarom zaakgericht werken?
Intern bereikt men met zaakgericht werken een betere bewaking van de bedrijfsvoering door middel van specifiek opgestelde managementrapportages. Daarnaast hebben de betrokken medewerkers inhoudelijke inzage in de zaak gedurende het gehele verloop van het proces. Al met al bevordert zaakgericht werken de doorlooptijden, de proceshandhaving en de integratie van diverse bronnen en afhandelingvormen (post, balie, telefoon, website).
Inzicht en transparantie
Om de overgang van stapels papier naar digitale dossiers en formulieren efficiënter te laten verlopen worden werkprocessen gedefinieerd, documenten digitaal vastgelegd en de diverse zaakgerichte activiteiten in IT-systemen geregistreerd. Rules is bij uitstek geschikt om de werkprocessen te definiëren en helder en inzichtelijk te maken. Vastgelegde werkprocessen zijn, naast de soepele overgang van papier naar digitaal, noodzakelijk om medewerkers inzicht te bieden in hoe nieuwe, zaakgerichte processen verlopen. Want bij een zaak zijn verschillende afdelingen betrokken. In Rules zien medewerkers welke afdeling, welke actie uitvoert in het proces van de lopende zaak. Het is daarbij cruciaal om vooraf processen en werkwijzen in beeld te brengen en vast te leggen in Rules.
Voordelen van Rules bij zaakgericht werken:
- Verbeterde efficiëntie door gedefinieerde werkprocessen.
- Overzicht en transparantie in de totale procesgang.
- Kwaliteitsverhoging van producten en diensten.
- Kosten- en tijdsbesparing door in één keer het juiste document te vinden.
- Betrokkenheid van medewerkers door feedbackfunctie.
Meer informatie over zaakgericht werken met Rules?
Download de Factsheet 'Zaakgericht Werken met Rules'
