Van on-premise systemen tot cloud-based software-as-a-service: De IT managers van vandaag hebben meer keuzes dan ooit bij het kiezen van een ERP-oplossing. Beslissers kunnen zich overweldigd voelen wanneer ze proberen te bepalen welke functies en features voor hun organisatie het belangrijkst of meest relevant zijn.

ERP-experts hebben de grootste fouten geïdentificeerd die beslissers maken bij het inventariseren, selecteren of implementeren van een ERP-systeem. Daarnaast hebben deze experts tips over hoe organisaties mogelijke kostbare fouten kunnen voorkomen.
 

1. Geen vereisten verzamelen

Het is heel gebruikelijk, én zeer verleidelijk -, om bestaande bedrijfsprocessen te automatiseren met een ERP-systeem. Hoewel dit conceptueel begrijpelijk is, moet je zeker de tijd en moeite nemen om die processen te analyseren als basis voor het opstellen van een nieuwe verzameling ERP-vereisten. Het implementeren van een nieuw ERP-systeem biedt de uitgelezen mogelijkheid om bedrijfsprocessen te identificeren en vooraf te verbeteren. Immers, het automatiseren van een slecht proces maakt deze alleen sneller, maar zeker niet effectiever.

Daarom is het belangrijk om bedrijf kritische problemen eerste te identificeren en aan te pakken alvorens er tot migratie wordt overgegaan. Hierdoor kunnen de nodige aanpassingen worden aangebracht aan achterhaalde, inefficiënte en complexe processen voordat ze eenvoudigweg op een nieuw platform worden verplaatst.
 

2. Het níét meenemen van eindgebruikers (van alle afdelingen) in het besluitvormingsproces

Bij het implementeren van een ERP-systeem steken degenen die betrokken zijn bij de implementatie veel van hun tijd en moeite in het verkrijgen van goedkeuring van het management. Bedrijven zouden daarentegen eigenlijk veel aandacht moeten besteden aan het betrekken van medewerkers die het systeem uiteindelijk het meest zullen gebruiken.

Het is cruciaal om niet alleen werknemers van IT te betrekken, maar alle belanghebbenden vanuit de gehele organisatie; van zowel de afdelingen financiën, marketing & sales als productie. Door stakeholders in de gehele organisatie in elke stap van het besluitvormingsproces te betrekken, zorgt een organisatie ervoor dat iedereen zich betrokken voelt, wat leidt tot meer draakvlak. Hierdoor zal er minder weerstand ontstaan tegen een ingrijpende verandering zoals de implementatie van een ERP-systeem. Daardoor wordt het vinden, het implementeren en het gebruik van de juiste oplossing een integraal proces met een maximaal rendement.
 

3. Niet goed budgetteren van technisch personeel

Beslissers onderschatten vaak de uitgaven die gemoeid gaan met een implementatie van een ERP-systeem. Bij het vaststellen van het budget moet minimaal rekening worden gehouden met onderhoud en het kennisniveau dat nodig is om het project succesvol te implementeren. In gevallen waarin organisaties proberen meer te bereiken met minder, resulteert dat veelal in mislukte implementaties. Daarom is het belangrijk om goed de tijd te nemen voor de begroting. Rekening houden met het de implementatie betrokken resources en het benodigde kennisniveau, zodat zich (later) geen problemen of verrassingen voordoen, is hierbij cruciaal.
 

4. Overwegen van de voor- en nadelen: on-premise vs. cloud-based ERP

Voordat gekozen wordt tussen een on-premise en cloud-based ERP-oplossing, moeten bedrijven verschillende factoren evalueren. Een cloud-implementatie vereist bijvoorbeeld goede internetverbindingen en biedt voordelen aan werknemers die op afstand werken. Aan de andere kant vereist de inbedrijfstelling op locatie een toegewijd IT-personeel lid en in-house hardware die geschikt is om de software op eigen servers te hosten.

Software-as-a-service neemt een vogelvlucht en lijkt het belangrijkste platform voor nieuwe ERP-implementaties te worden. Dit komt voornamelijk door meer flexibiliteit, kosten efficiëntie en snel op- en afschalen. SaaS kan daarom vaak lijken op de perfecte oplossing voor organisaties die moeilijke implementaties hebben ondervonden of moeite hebben gehad om hun eerdere ERP-investeringen te ondersteunen. Hoewel SaaS veel voordelen biedt, moeten klanten de nieuwe organisatorische uitdagingen die SaaS kan veroorzaken wel begrijpen en aankunnen.

Omdat SaaS-oplossingen niet altijd kunnen worden aangepast, worden gebruikers gedwongen om bedrijfsprocessen aan te passen aan de software. Deze proceswijzigingen hebben vaak gevolgen met legacy-systemen. Gevolgen zijn onder andere ontbrekende documentatie, datavervuiling tussen proces en data en is het wijzigen van bedrijfsprocessen een ingrijpende operatie. Daarnaast moeten organisaties met unieke functionele of bedrijfsspecifieke vereisten een structuur en aanpak hebben om de noodzakelijke functionaliteit aan te pakken die niet door het nieuwe systeem wordt geleverd, door middel van work-arounds, software van derden of alternatieve middelen.
 

5. In één keer het systeem implementeren

ERP-systemen zijn complex, en het is niet mogelijk om alle implementatie-eisen aan de voorkant vast te stellen, vervolgens het systeem te implementeren, gebruikers te trainen en live te gaan. Dit is het traditionele waterval methode en het werkt niet. Deze methode werkt namelijk niet omdat na elke stap erdoor wordt gegaan met de volgende stap en er in principe niet meer teruggegaan kan worden naar een eerdere stap om fouten te verbeteren. Nadelen van de waterval methode zijn dan ook dat het lang duurt voor er resultaten zichtbaar zijn, en als ze dan zichtbaar zijn, ze moeilijk te herstellen zijn. In plaats daarvan moet een meer flexibele aanpak worden genomen, waarbij de implementatie in kleine stappen wordt uitgevoerd met de betrokkenheid van eindgebruikers om eisen te bepalen, te testen, ontbrekende functionaliteit te vinden en dit vervolgens te herhalen.
 

6. Negeren van change management

Change management is een absolute vereiste bij het implementeren van een nieuwe ERP-oplossing. Het vermogen om zo’n verandering effectief te beheren, kan heel goed de belangrijkste vaardigheid zijn die leidinggevenden, managers en medewerkers moeten beheersen. Bedrijfstransformaties zoals de implementatie van een ERP-systeem kunnen niet (succesvol) plaatsvinden zonder drie belangrijke organisatorische gebieden effectief te beheren: mensen, processen en technologie.

Al te vaak kijken organisaties alleen naar de IT-technologie om bedrijfsactiviteiten te verenigen, stroomlijnen en vereenvoudigen. Hoewel processen en systemen een diepgaande analyse vereisen, is de menselijke factor vaak nog kritischer tijdens een (cloud-)ERP-migratie.

Zelfs cloud-based ERP-oplossingen vereisen change management.
 

7. Niet regelmatig communiceren van informatie (vooral over afdelingen)

Om dit probleem te voorkomen, is het creëren van een projectcommunicatieplan voor alle fasen van het project van groot belang. Een klein kernteam aanstellen, - samengesteld uit individuen uit verschillende afdelingen - die goed communiceren met iedereen, die beïnvloed wordt door de nieuwe oplossing -, vormt hierbij zeker geen overbodige luxe. Het team zal ervoor zorgen dat zij te allen tijde volledig op de hoogte blijven van de voortgang van het project en op hun beurt alle betrokkenen in de betreffende afdelingen op de hoogte houden.

Met dit in gedachten is het gebruik van een software platform om de beoogde communicatie en gewenste samenwerking te ondersteunen een absolute must.


Auteur: Roderick Vos | Mavim

Benieuwd hoe Mavim de voorspelbaarheid vergroot van de impact en kosten van een applicatie-implementatie? Download de factsheet over het implementeren van bedrijfskritische applicaties met Mavim. Of bekijk de video over applicatie implementatie management en het AIM framework.