Overslaan en naar de inhoud gaan

Blogs

ODR vergroot wendbaarheid door inzicht in bedrijfsvoering
Inhoud Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) is een jonge organisatie die volop in ontwikkeling is en wiens invloed met de huidige en toekomstige duurzaamheids- en veiligheidsvraagstukken alleen maar zal toenemen. Om voorbereid te zijn op de voortdurend wijzigende wet- en regelgeving op het gebied van bouw, waterbeheer en milieu en om slagvaardig te kunnen handelen heeft ODR haar primaire processen in kaart gebracht. Dit is de eerste stap op weg naar een betere sturing, een grotere flexibiliteit en nog meer grip op kwaliteit. In 2014 zijn alle taken rondom milieu en vergunningverlening in handen gelegd van omgevingsdiensten. De Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) voert deze taken uit voor de provincie Gelderland en acht Gelderse gemeenten. ODR is verantwoordelijk voor vergunningverlening en handhaving op een groot aantal terreinen, van bouwen en verbouwen tot duurzaamheid. “De omgeving waarin we opereren verandert sterk. Het politieke belang van een onderwerp als duurzaamheid is sterk toegenomen. Het is dan ook niet vreemd dat we te maken hebben met steeds veranderende wet- en regelgeving, die van grote invloed is op onze processen. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet en de AVG”, zegt Marcel Keijman, afdelingsmanager Vergunningverlening.  Een andere uitdaging is het uniformeren van processen in een organisatie die is ontstaan vanuit een aantal kleinere gemeenten. “Het is heel wat anders of je met vier collega’s in een gemeente de vergunningverlening doet of met veertig in een omgevingsdienst. De noodzaak om processen te standaardiseren is nu veel groter. Ook omdat we weten dat we met procesoptimalisatie winst kunnen behalen in doorlooptijd en efficiency.”   Processen in kaart Daarom kreeg AO/IC-adviseur Sharda Liems de opdracht om uit te zoeken hoe ODR haar procesmanagement beter op orde kon krijgen. “De administratieve organisatie bekijkt procesmanagement met name vanuit een financiële blik. Dat is een nogal beperkte blik, want processen hebben natuurlijk op veel meer aspecten impact. Denk bijvoorbeeld aan kwaliteit, of aan de manier waarop mensen samenwerken en output met elkaar realiseren. Bovendien vond ik het belangrijk om inzichtelijk te maken hoe de diverse processen en onderdelen in onze organisatie zich tot elkaar verhouden, waar de nodige raakvlakken zijn. En misschien wel het allerbelangrijkst: hoe kun je je missie, visie en strategie vertalen naar de processen? Als je een strategiewijziging doorvoert, wat betekent dit dan voor je processen? Want uiteindelijk bepaal je op de werkvloer of de strategische doelstellingen zijn behaald. Als je strategie en processen niet aan elkaar kunt relateren, dan weet je eigenlijk niet of je de goede dingen doet en heb je ook geen meetinstrument om te kijken hoe ver je bent met de realisatie van je doelstellingen”, zegt Liems. Daar komt bij dat de organisatie snel groeit, van 125 medewerkers in 2015 tot ruim 200 vandaag de dag. Aan die groei komt waarschijnlijk ook nog geen einde. “Dat betekent dat er continu aanpassingen plaatsvinden in rollen en verantwoordelijkheden. Ook dat wil je centraal vastleggen.”   Brede insteek Daarom stak zij haar opdracht breed in. Ze dacht toekomstgericht: waar wil onze organisatie over vijf jaar staan? Hoe kunnen we die stip op de horizon vertalen naar de werkvloer? De eerste stap was om bij collega-adviseurs eens rond te vragen welke oplossingen zij gebruiken of uit het verleden kenden om processen inzichtelijk te maken. Daaruit bleek dat Microsoft Visio een veelgebruikte tool is. Maar dit sloot absoluut niet aan bij wat Liems voor ogen stond. “Wat ik zocht was een platform waarmee we de link leggen tussen onze missie, visie, strategie en onze processen. Want dan kunnen we bij een strategiewijziging direct identificeren wat we moeten veranderen in de processen om de nieuwe strategische doelen te bereiken. Ook wil ik snel kunnen identificeren welke impact een nieuwe wet of andere wijziging in de externe omgeving heeft op onze werkgebieden. En ik wil dat we snel nieuwe processen kunnen ontwikkelen die aansluiten bij die veranderingen.” Dat betekent dat ook meteen helder moet zijn door welke ICT-applicaties die processen worden ondersteund, zodat je weet welke systemen aangepast dienen te worden. Ook is het dan handig om te weten wie van zo’n wijziging impact gaan ondervinden; kortom, inzicht in rollen en verantwoordelijkheden is hierbij een vereiste. “Want alleen als je zo’n breed inzicht creëert, kun je snel acteren als je ziet dat er een verandering op je af komt”, meent Liems. Haar onderzoek leverde het inzicht op dat er intern nog weinig was gebeurd op het gebied van procesmanagement. Ook kon ze niet de kunst afkijken bij een andere omgevingsdienst, wat logisch is omdat alle omgevingsdiensten jonge organisaties zijn die zich nog volop ontwikkelen. “Procesmanagement wordt over het algemeen vooral toegepast door volwassen organisaties terwijl omgevingsdiensten nog volop in hun groei naar volwassenheid zitten. Ik moest daarom zelf het wiel uitvinden”, zegt ze.  Pakketselectie Ze vond op een website die helder beschrijft hoe je een ICT-project aanpakt en ging om tafel met de informatie-adviseur van ODR, die immers brede ervaring heeft met ICT-projecten. De eerste stap was het formuleren van de eisen en wensen aan de tool die ODR moest gaan ondersteunen. De tweede stap was op zoek gaan naar die spelers actief zijn op dit gebied. Op basis van het programma van eisen kon ze al snel een eerste schifting maken en kwam ze tot een shortlist. Liems: “Toen kon ik ook pas een inschatting maken van het benodigde budget, want tot dat moment hadden we geen idee hoeveel een procesmanagementtool zou gaan kosten.” Stap drie was een demo door de gekozen leveranciers. Eén daarvan was Mavim. “Dat is zeker niet de allergoedkoopste tool, maar wel de meest brede en toekomstgerichte. Want nogmaals, het modelleren van processen is voor ons geen doel op zich, maar een middel om de organisatie beter te besturen. Bij die visie sloot Mavim het best aan.” In 2018 werd de beslissing genomen om Mavim als cloudapplicatie te gaan implementeren. Omdat Liems graag wilde zien hoe andere organisaties het systeem hebben ingericht, organiseerde Mavim een bezoek aan Gemeente Waddinxveen. “Daar heb ik kunnen zien hoe de tool eruitziet als hij in gebruik is. Ook heb ik inzicht gekregen in wat het hen oplevert en hoe zij het beheer hebben georganiseerd”, vertelt ze. “De wens was er al om het beheer decentraal te beleggen. Organiseer je dat centraal, dan loop je het risico dat Mavim enkel een applicatie is die wordt gevuld, terwijl het doel is om de informatie te gaan gebruiken. Je hebt niets aan ‘dode’ processen waar niemand meer naar kijkt. Het moet ons juist helpen bij procesverbetering en procesinnovatie.” Projectaanpak In fase 2 wees ODR per afdeling een procesbeheerder aan die een ambassadeursrol kreeg toebedeeld. Het lukte om op een aantal afdelingen een ambassadeur te vinden die tegelijkertijd superuser is van het zaaksysteem. Liems: “Dat is belangrijk, want deze mensen hebben zowel proceskennis als ICT-affiniteit.” Om hen beter voor te bereiden op hun rol, volgden de procesbeheerders de tweedaagse training ‘Blik op Processen’ van De Blauwe Fabriek. “We wilden voorkomen dat de procesbeheerders een soort applicatiebeheerders zouden worden. Want nogmaals, het vullen en up-to-date houden van de informatie in Mavim is een middel, geen doel”, benadrukt Liems nog maar eens.  ODR definieerde vier pilotprocessen om vast te leggen in Mavim. Deze dienden vooral om uit te vogelen hoe je de informatie boven water krijgt: wie nodig je uit voor een brown paper sessie? Hoe zorg je ervoor dat je van de deelnemers aan zo’n sessie de informatie krijgt die je zoekt? Want de ervaring leerde al snel dat als je aan zes personen die actief zijn in eenzelfde proces vraagt hoe het proces eruitziet, je minimaal drie verschillende beschrijvingen krijgt. “De processen zaten immers voor een groot deel in het hoofd van de betrokkenen. Juist daarom is het zo belangrijk om eenduidig vast te leggen hoe we dingen doen”, zegt Liems. Na deze pilot werd duidelijk wat de meest efficiënte werkwijze is: starten met een eerste gezamenlijke sessie voor het ontwikkelen van een conceptproces, waar deelnemers naderhand digitaal feedback op kunnen geven. Deze feedback wordt vervolgens verwerkt in een ‘final draft’ van het proces, die in een slotsessie wordt besproken om het definitief te maken.  Voor Keijman hielp die eerste inrichting bij het verkrijgen van draagvlak. “Tot dat moment bleef het voor de meeste medewerkers toch abstract. Medewerkers zijn vergunningverlener, toezichthouder of jurist. Ze staan er helemaal niet bij stil dat ze in een proces werken en hadden daarom ook geen idee hoe een tool als Mavim hen zou kunnen helpen. Toen we eenmaal die eerste vier processen in Mavim hadden vastgelegd en een demo daarvan gaven, ging het voor hen leven. En ook voor de directie trouwens. Die begrepen na die demo pas echt welke meerwaarde procesmanagement levert. Dat heeft geholpen bij de versnelling van het project.” Groeiscenario Op dit moment zijn alle primaire processen in Mavim vastgelegd en heeft de overdracht plaatsgevonden van het systeem naar de lijn. Een start is gemaakt met de ondersteunende processen. Liems: “Ik wil er nog een PDCA-cyclus omheen gaan leggen, zodat we er een ‘continuous improvement’-vorm aan kunnen geven. Zoals gezegd moet het ons gaan helpen bij procesverbetering. Zo ver zijn we nu nog niet, maar dat komt wel.” Wat ook komt, is de link naar kwaliteitsmanagement. “We willen Mavim ook gebruiken als kwaliteitsmanagementsysteem. We zijn nu aan het bedenken op welke manier we dat gaan vormgeven. Gelukkig krijgen we daarbij goede ondersteuning van Mavim”, zegt ze.  Zoals gezegd is het uiteindelijke doel om de connectie aan te brengen tussen de processen en de missie, visie en strategie. Dat is iets waar ODR nog wat meer tijd voor uittrekt. “Hoe maken we de vertaalslag van strategie naar beleid en naar processen? Welke KPI’s gebruiken we om te meten hoe we ervoor staan? Om dit goed te doen, is het onder meer van belang dat we lopende en ophanden zijnde projecten aan elkaar kunnen relateren. Daar is de eerste aanzet nu wel voor gegeven, maar dat moeten we nog explicieter vastleggen.” Ook (financieel) risicomanagement moet nog worden vormgegeven, vertelt ze. “We willen het (financiële) risico van ontwikkelingen die ons afkomen eerder inzichtelijk maken, zodat we snel kunnen inschatten wat de impact van een ontwikkeling op onze organisatie gaat zijn. Op die manier kunnen we snel beslissingen nemen om het risico zo goed mogelijk te mitigeren.”   Wat levert het op? Op lange termijn zijn er dus nog doelen te over. Op korte termijn is het grootste voordeel dat medewerkers nu voor het eerst volledig inzichtelijk hebben hoe de radartjes binnen ODR met elkaar samenwerken en hoe hun rol zich verhoudt tot de rest van de organisatie. Dit is een eerste stap naar een digitale tweeling van de organisatie. Liems: “Je ziet in één oogopslag wie er voor jou en achter jou in het proces zitten, hoe jouw proces relateert aan andere processen et cetera. Dat helpt straks enorm bij het inwerken van nieuwe medewerkers en bij het overzien van de consequenties van het doorvoeren van een verandering.”  Liems denkt dat het een enorme stimulans is voor procesgericht denken. “Als je betrokken bent bij vergunningverlening of handhaving dan is de verleiding groot om alleen maar te denken in termen van ‘productie draaien’. Maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om het behalen van de organisatiedoelstellingen. Mavim helpt vergunningverleners en handhavers bij het stellen van prioriteiten en samenwerken met collega’s voor en na hen in het proces.” Een andere plus is dat je door het inzicht sneller kan zien hoe efficiënt je aan het werk bent.  Tot slot kan Mavim de ODR helpen bij de digitale transformatie. Liems: “Je ziet hoe processen, data en applicaties zich tot elkaar verhouden en je weet daardoor aan welke knoppen je kunt draaien om het allemaal nog efficiënter en effectiever te maken.” Focus op je doel Als Liems en Keijman een advies mogen geven aan andere organisaties die met procesmanagement aan de slag gaan, dan is het: verkoop dit intern niet als procesmanagement, want veel mensen zijn allergisch voor het woord processen. Het is bovendien te abstract. Maak het daarom zo snel mogelijk concreet door een demo. Dan kunnen mensen er zich iets bij voorstellen. Liems: “Focus op het doel dat je hebt, bijvoorbeeld ‘je organisatie wendbaarder maken’, ‘strategiewijzigingen doelgerichter doorvoeren’ of ‘hergebruik van ICT-applicaties stimuleren door inzichtelijk te maken welke applicaties je voor welke taken gebruikt’ of ‘inzicht en overzicht krijgen in de rol van medewerkers in het grote geheel’. Voor de meeste mensen is het namelijk niet evident dat dit de uiteindelijke doelen zijn van procesmanagement. Ik maak zelf graag de vergelijking met een auto: het hebben van een auto is voor de meeste mensen geen doel, maar een middel dat hen flexibel maakt om te gaan en staan waar ze willen. Zo is het ook met Mavim: het vullen van de applicatie is een middel om je organisatie flexibel te maken en iedere kant op te sturen die je wilt. Je kunt de applicatie gebruiken als een soort navigatiesysteem dat je vertelt waar je bent en waarin je kunt ingeven waar je naartoe wilt. Mavim helpt je dan bij het bepalen van je route en laat je aan de hand van KPI’s zien hoe ver je bent.”  Keijman concludeert dan ook: “We kunnen ons vandaag de dag nauwelijks meer voorstellen dat we vroeger met een kaart of stratenboek op schoot de weg moesten zoeken. Je verdwaalde gemakkelijk en het was gevaarlijk omdat je niet tegelijkertijd op de kaart en op de weg kunt letten. Toch is dat nog wel hoe de meeste organisaties nog altijd worden aangestuurd. Wij zijn nog lang niet op het punt waar we willen zijn, maar ik ben blij dat wij de stap hebben gezet om processen te uniformeren en optimaliseren, zodat iedereen handiger, effectiever en slimmer werkt.”   Auteur: Mirjam Hulsebos   > Lees hier meer over het Omgevingswetframework > Lees hier meer over de training 'Blik op processen' van De Blauwe Fabriek  
De rol van software in het consulting vak
Inhoud De rol van software in het consulting vak De bewezen waarde van het Compliance Management Framework Zoals je wellicht weet maakt Audittrail al vele jaren gebruik van software om de klanten duurzaam te faciliteren. Audittrail heeft dan ook het Compliance Management Framework (CMF) gebouwd in een op Microsoft gebaseerd software platform, een best practice gebaseerd op basis van 20 jaar ervaring. Dit artikel is bedoeld om duidelijk te maken; Waarom Audittrail als organisatie ervoor kiest om klanten te faciliteren met software Hoe wij dit doen Wat de meerwaarde hiervan is voor jouw organisatie De “oude” manier van werken, continue verandering Verandering wordt steeds meer gezien als een constante en daarmee als een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Steeds meer organisaties streven echter naar continu verbeteren in plaats van veranderen puur gebaseerd op ingevingen. De ‘zachte’ kant van organisaties krijgt meer en meer aandacht. Gedrag en interactie tussen (groepen) mensen tot en met klant of leverancier bepalen in grote mate het succes van een verandering. De gewenste verandering motiveert zich dan zelf. Er is sturing, een richting, de lijn en de gebruikers gaan aan de slag. Het is de filosofie van scrum en agile. Met eenvoudige hulpmiddelen, een LEAN- mentaliteit en afspraken over de besluitvorming houdt men de vaart erin. Steeds vaker begint men op deze manier ook te werken ook bij projectmanagement en bij innovaties. Consultancybedrijven die hierbij ondersteunen zijn vaak een beetje “vastgeroest” in hun manier van werken. Anticiperen op alle snelle veranderingen die bij klanten vormgegeven worden, is iets wat een soort allergische reactie kan veroorzaken bij consultants. Hoewel consultants vaak graag faciliterend willen zijn aan de klanten en de scope van de opdracht, is de ervaring van klanten ook dat consultants vaak moeite hebben zich aan te passen als de scope van de opdracht flexibel is of aan de cultuur en dynamische werkwijze van de organisatie. Audittrail doet dit anders! Veel bedrijven verwachten van een consultant dat er uiteindelijk een oplevering plaatsvindt en het resultaat van het project wordt gepresenteerd (PowerPoint), berekend wordt (Excel) en beschreven wordt in een document (Word). De consultancybedrijven en consultants voldoen vaak prima aan de opdracht en laten uiteindelijk een USB-stick, folder op OneDrive en drie ordners met papier achter voor de klant om hiermee verder te gaan. Naar onze (bescheiden) mening is deze manier van werken niet meer van deze tijd of duurzaam genoeg. Klanten verwachten meer van een consultant en dit merken ook wij meer en meer. Over een aantal jaren zal de consultancymarkt volgens onderzoeksbureaus, zoals Gartner en Forrester, zich moeten gaan aanpassen aan deze nieuwe realiteit, zich moeten onderscheiden door het toepassen van duurzame en toekomstbestendige levering bij de klanten. Wij zien deze trend al enige jaren bewegen. Audittrail heeft dan ook mét haar experts al vele jaren geïnvesteerd in het borgen van kennis en kunde in softwareproducten zoals onder andere het CMF.   Onze manier van werken Door kennis, kunde en software te combineren en een oplossing te bouwen die écht van waarde is voor een organisatie in diverse domeinen van compliance, is Audittrail in een unieke positie om van meerwaarde te kunnen zijn. Ons team kan naast het “normale” inhoudelijke advieswerk de uitkomsten en resultaten voor jou borgen in het CMF en dus in de software. Door het kernprincipe van voordoen, samendoen en zelf doen te hanteren leveren wij een toekomstbestendige en duurzame oplossing op waar jij als klant de toekomstige veranderingen en vraagstukken zelf kunt borgen. Naast deze manier van werken, dichtbij onze kernwaarden, hebben wij inmiddels op verzoek van klanten ook een servicemodel ontwikkeld waarmee klanten volledig worden ontzorgd; de managed service. Binnen dit bedieningsmodel neemt Audittrail de functionele, technische en inhoudelijke leiding én eigenaarschap over het CMF voor jouw organisatie: een verlengstuk voor jouw compliance organisatie!   De meerwaarde van het CMF Het Compliance Management Framework (CMF) is een vertaling van 20 jaar praktijkervaring door diverse professionals die werken in de vakgebieden informatiebeveiliging, risicomanagement, privacy, legal en governance. Alles wat software in de ogen van deze professionals miste, hebben wij er wél in gebouwd! Daarom is de privacy- en security compliance software van het CMF een echte best practice. Met het CMF ben je in control over je privacy- en securityprogramma. De volledige PDCA- cyclus wordt ondersteund; van het vastleggen en laten redigeren van beleid tot het uitvoeren van assessments en van het afleggen van verantwoording tot het registeren van incidenten en datalekken. Het CMF creëert de mogelijkheid om eigenaarschap in de lijnorganisatie te gaan beleggen. Dit kan bijdragen aan een organisatiecultuur en gedragsverandering waarbij men bewust is van governance en compliance en de mogelijke risico’s en maatregelen die hiermee gepaard gaan. In één tool leg je de verbinding tussen privacy- en informatiebeveiligingsvraagstukken en pas je eenvoudig aanvullende normenkaders toe zoals BIC, BIO, ISO27001/2, NEN7510, NIST, ISAE3402, KWH, of HKZ en wetgeving zoals AVG en CCPA. Het zorgt niet alleen voor de verplichte vastlegging, maar maakt ook alle “blinde vlekken” binnen de organisatie zichtbaar. Kortom, het biedt vanuit de procesinrichting inzicht, overzicht en een handvat om in control te raken en blijven van de huidige status en alle mogelijke of noodzakelijke verbeterpunten. Verder faciliteert het CMF je om beter en effectiever samen te werken. Hierdoor worden rollen met elkaar verbonden op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ook het management wordt hierdoor betrokken bij het formuleren en nog beter begrijpen van doelstellingen, de impact van te maken keuzes en men zal steeds meer een “gevoel” kunnen krijgen bij het vakgebied. En…, de informatie is eenvoudig te delen met collega’s!   Wil je meer informatie over hét ideale instrument voor compliance management? Ga dan naar deze pagina. Of kijk op www.compliancemanagementframework.nl     Auteur: Ralph Drijver, Audittrail  
Procesmanagement helpt bij digitale transformaties
Inhoud VOORUIT, MARS! MAAR WAAR GAAN WE HEEN?   De versnelde doorvoering van digitale transformatie door de pandemie stelt nieuwe eisen aan organisaties. Strategisch executiemanagement kan helpen om die nieuwe doelen ook echt te realiseren. En daarbij is volgens Neiza Franciska process mining het middel om precies uit te zoeken wat er nog voor nodig is om deze doelen te bereiken. De COVID-19-uitbraak en de economische maatregelen en de crisis die daarna kwamen, daagden bestuurders wereldwijd uit; van enterpriseorganisatie tot aan de bakker op de hoek. Elke organisatie heeft (strategische) doelstellingen waarvoor ze een strategie bepaalt en overgaat tot uitvoering. Bewust of onbewust is men op organisatieniveau danwel op persoonlijk niveau bezig met strategisch executiemanagement. Die persoon die met een geweldig idee kwam, heeft nu een organisatie te sturen, klanten tevreden te houden en moet zichzelf blijven vernieuwen. Digitale transformatie; daar waar het voorheen ‘ergens’ op de agenda stond, staat het nu bovenaan. Hoe blijven we overeind door nog steeds producten en diensten aan te bieden in de onzekere tijden van vandaag? Hoe bepalen we onze strategie? De harde realiteit is dat er geen pasklaar antwoord is op vragen als: • Welke veranderingen zijn noodzakelijk om wendbaar te zijn? • Wat voor impact heeft de nieuwe wetgeving op de dagelijkse operatie? • Welke veranderingen moeten worden doorgevoerd om de huidige processen te verbeteren? • Hoe kan de klanttevredenheid van een 5 naar een 9? • Waar kunnen besparingen worden gerealiseerd in de dagelijkse operatie? Bij het beantwoorden van deze vragen spelen wendbaarheid, procesverbetering, klanttevredenheid et cetera een belangrijke rol. Dit zijn thema’s waarbij strategisch executiemanagement en process mining een rol kunnen spelen in het beantwoorden van de hierboven vermelde vragen. Deze thema’s komen om de hoek kijken wanneer men de ingeslagen strategie wenst uit te voeren en daar uitdagingen in ervaart. Strategisch executiemanagement is een handvat om gestelde doelstellingen te realiseren, waarbij process mining als middel kan worden ingezet door onder andere uit te zoeken wat er nog voor nodig is om deze te bereiken. Meten is immers weten. Gartner: SEM is een must Wil men klanten digitaal kunnen bedienen, dan is volgens Gartner strategisch executiemanagement (SEM) een must. Gartner definieert SEM als enterprisesoftware waarmee je portfoliobeheer kunt uitvoeren. Het wordt onder andere gezien als een combinatie van processen en een systeem dat het beheer faciliteert, wat het mogelijk maakt om verbinding te leggen tussen strategische doelstellingen, rollen, producten, diensten en prestaties. Door bestaande processen te minen, kan men tot waardevolle inzichten komen die een bijdrage leveren in het realiseren van de strategische doelstellingen. Men heeft hierdoor inzicht in en overzicht over alle activiteiten en onderdelen die samen het strategische portfolio vormen waarmee je focus kunt aanbrengen om het beoogde resultaat te realiseren (Stang & Handler, 2018). De organisatie dient te functioneren als een geoliede machine die feilloos de nodige handelingen kan herhalen. Vergeet niet dat de klant immers centraal staat. Door de snelheid die digitalisering met zich meebrengt, is het noodzakelijk om snel te kunnen inspelen op de veranderende klantbehoefte. Stang & Handler geven in hun artikel aan dat als men in staat wil zijn om strategische veranderingen door te voeren, het noodzakelijk is dat men effectieve beslissingen kan nemen. Dat moet gecombineerd worden met de nodige vaardigheden, een snel reactievermogen en de mogelijkheid om ongehinderd multidirectionele communicatie te voeren. Sturen en verbeteren met Process Mining Process mining helpt het strategisch management om: • effectieve beslissingen te nemen; • transparante communicatie te voeren in de organisatie en met elkaar; • sneller te acteren op uitdagingen in welke vorm dan ook; • het stuur van de organisatie in eigen handen te houden of weer te nemen. Process mining koppelt de data- en eventlogs uit verschillende informatiesystemen die in een proces worden gebruikt, om ‘realtime’ weer te geven wat er in de organisatie gebeurt. Hoeveel tijd besteedt men bijvoorbeeld aan een bepaalde processtap? Waarom blijft een proces steken op een bepaalde stap? Wat zijn de beste stappen? En hoeveel onzichtbare stappen zitten er in het proces in tegenstelling tot wat er is opgeschreven? Het toont kansen om verdere innovatie-initiatieven en procesverbeteringen te ontplooien. De resultaten van een miningactie kunnen met dashboards worden getoond. Die laten realtime zien hoe een bepaald proces loopt. Hierdoor heeft een directie sturingsinformatie tot haar beschikking. Managementleden kunnen hiermee hun voorgenomen beslissingen simuleren en inzicht krijgen in of het datgene oplevert wat ze voor ogen hebben. Het kan goed worden vergeleken met de navigatie van een auto. Je toetst in waar je naartoe wilt en je gps bepaalt je locatie (waar staan we?). Vervolgens geeft je navigatie de route (hoe komen we daar?) weer en de duur van de reis ernaartoe. Ongeacht wat de resultaten zijn uit een miningactie en welk OEI-gedrag (ongewenst eigen initiatief) zichtbaar wordt, is het belangrijk dat je beseft dat je uiteindelijk de dialoog moet aangaan. De stille medewerker die het anders doet dan het proces voorschrijft maar een tevredenere klant heeft, krijgt zichtbaar de ruimte om zijn ervaring en acties toe te lichten. De resultaten maken geen onderscheid tussen de directeur en de baliemedewerker. Er is dialoog op basis van feiten en niet op beeldvorming. Vier noodzakelijke stappen In een traject waarbij process mining wordt ingezet, neem je in de basis de volgende vier stappen. Process Mining Visualiseren, analyseren en simuleren Ontwerpen en implementeren Plan, do, check, act 1. Process Mining Bij het toepassen van process mining is het van belang dat er sprake is van een timestap (wanneer is de activiteit gestart?), een identificatienummer (waar moet ernaar worden gezocht?) en een activiteit (naar welk onderdeel moet worden gezocht?). Daarnaast is het van belang dat de data op orde zijn. Referentiearchitecturen, oftewel open standaarden, kunnen hierbij als een handig hulpmiddel dienen.  2. Visualiseren, analyseren en simuleren De verkregen data worden gevisualiseerd in de vorm van processen. Vervolgens kan men met de schema’s analyseren en simuleren: wat als er mensen worden toegevoegd en wat als er mensen worden weggehaald? Wat als er stappen worden overgeslagen; wordt het dan sneller en/of beter? Wat als er nieuwe wetgeving wordt toegevoegd? Deze stap biedt niet alleen verbeterinzichten, maar maakt het ook mogelijk om de impact te bepalen. Het resultaat kan bepalend zijn voor de toekomst en de executie van de ingezette strategie voor de organisatie. 3. Ontwerpen en implementeren Zijn de resultaten uit de visualisatie, analyse en simulatiefase positief, dan kan men de verbeteringen ontwerpen in de vorm van processen en vervolgens implementeren in de onderliggende informatiesystemen. Denk hierbij aan een ERP-systeem, want een ERP-systeem is in de basis procesmatig ingericht. 4. Plan, do, check, act Na de invoering van de verbeteringen beginnen we opnieuw door terug te gaan naar de eerste stap: process mining. Deze stap wordt opnieuw uitgevoerd om te kunnen vaststellen of er daadwerkelijk sprake is van een verbetering. Vervolgens worden de volgende stappen uitgevoerd, namelijk visualiseren, analyseren, evalueren en eventueel bijstellen. Op basis hiervan kan worden vastgesteld dat het uitvoeren van de genoemde stappen samen een cirkel van continu verbeteren vormt. Kortom, door process mining toe te passen is men onder andere in staat om: • te zien hoe de operatie ervoor staat in specifieke processen waar men verantwoordelijk voor is; • te simuleren om de impact van te nemen beslissingen zichtbaar te maken alvorens een besluit te nemen; • te zien wat de mogelijke oorzaken zijn van een stijgende of dalende klanttevredenheid. Bron: AG Connect, oktober 2020 Meer lezen over Process Mining? Download hier het gratis e-book Mine, Design & Improve  Bekijk de video Process Conformance Checking with Mavim Bekijk de demovideo How Process Intelligence empowers continuous improvement  
Overheid365 Online
Inhoud De weg naar een datagedreven en wendbare overheid Nu de samenleving verandert als gevolg van de huidige crisis komt de digitale transformatie van overheidsorganisaties in een stroomversnelling. Alleen op deze manier kan je als organisatie wendbaar en flexibel inspelen op nieuwe maatschappelijke vraagstukken. Dit vraagt echter een vertaalslag van data naar coherent beleid, het zogeheten datagedreven werken. Alleen waar begin je? En hoe ga je hier mee aan de slag? En wat heeft dit voor impact op jouw organisatie? In de week van 16 t/m 20 november 2020 organiseert Mavim Overheid365 Online. Om je op weg te helpen met datagedreven werken organiseert Mavim in samenwerking met haar partners in de week van 16 t/m 20 november 2020 Overheid365 Online. Tijdens dit online congres kan je deelnemen aan inspirerende webinars en expertsessies over thema’s zoals: Procesgerichte organisatie Informatie architectuur en applicatielandschap Datagedreven sturen Omgevingswet Compliance- en Risicovraagstukken Privacy (AVG) & Informatie beveiliging (BIO)   Wil jij jouw organisatie verder helpen en toekomstbestendig maken? Zou jij meer willen bereiken met de al aanwezige (technologische) middelen? Klik op de button hieronder en wij informeren je zodra het programma online staat. Hou me op de hoogte Partners van Overheid365 Online zijn: 
Het sociaal domein nog verder onder druk: gerichte verandering nodig! Biedt een digitale tweeling de oplossing?
Inhoud De afgelopen weken ben ik in gesprek gegaan met allerlei betrokkenen binnen het sociaal domein. Dit om het antwoord te vinden op de vraag uit mijn vorige artikel: "Welke invloed heeft Covid-19 op de bedrijfsvoering van gemeenten om aan de kwaliteitsvraag en gestelde regelgeving omtrent jeugdzorg te blijven voldoen?" Om aan de kwaliteitsvraag te blijven voldoen bleek geen gemakkelijke opgave. Echter bleek er sprake van een zeer grote inspanning en welwillendheid van de medewerkers in het sociaal domein: iedereen was bereid een stapje meer te zetten om de meest kwetsbare personen in onze samenleving van de juiste hulp te blijven voorzien. Hierbij maak ik meteen een kanttekening. Ik spreek opzettelijk van het gehele sociale domein, omdat ik gaandeweg de gesprekken erachter kwam dat bij het decentralisatievraagstuk uit 2015 en de inrichting hiervan jeugdhulp (logischerwijs) niet los gezien kan worden van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Participatiewet, ook niet ten tijde van corona. Sterker nog, als gevolg van de toenemende druk van de crisissituatie op de financiën en personeelstekorten in het sociaal domein waren gemeenten en verschillende instanties genoodzaakt om integraal en op de inhoud samen te werken, om aan de noodopvang van kwetsbare personen te kunnen voldoen. Dat de medewerkers van gemeenten, hulpverleners en andere betrokkenen binnen het sociaal domein met elkaar de schouders eronder hebben gezet in deze lastige periode is natuurlijk prijzenswaardig. Echter, de toenemende financiële- en personeelstekorten zorgen voor een onhoudbare situatie op de lange termijn binnen het sociaal domein. Deze situatie kan voortkomen uit een belangrijk inzicht uit dit onderzoek: de vraag naar verschillende onderdelen van de zorg- en dienstverlening nam af bij gemeenten, omdat sommige onderdelen niet werden verstrekt door de gemeente tijdens de crisis. Het zou natuurlijk zo kunnen zijn dat burgers de weg naar het gemeenteloket minder makkelijk vonden, maar ook dat het ingekochte zorgaanbod door gemeente te groot is. Dit brengt ons naar de kern van decentralisatie van het sociaal domein, namelijk het leveren van maatwerk. Maatwerk begint dus niet met het leveren van zoveel mogelijk zorg, maar goed te kijken naar wat de zorgaanvraag precies is. Als iemand namelijk meteen zou instromen in het juiste traject, zouden veel kosten en inspanningen kunnen worden bespaard. In het huidige systeem dienen hulpbehoevenden zelf hun hulpaanvraag in te vullen, waarbij de vraag is of dit de juiste manier. Kan iemand die waarschijnlijk al genoeg aan zijn of haar hoofd heeft objectief beoordelen waar hij of zij behoefte aan heeft? En is het systeem zo ingericht om iemand hier op de juiste manier doorheen te leiden en bij het juiste ‘loket’ te doen belanden? Gemeenten worstelen ook vaak met de 20% van de aanvragen die 80% van de kosten behelzen. Wederom is het dus belangrijk niet zomaar alle zorg en dienstverlening aan te bieden, maar gericht op zoek te gaan. Dit geldt ook voor de andere 80%, zijn hier bijvoorbeeld innovatieve oplossingen voor om ‘generiek maatwerk’ te leveren? Hierbij kan gedacht worden aan verdere ‘decentralisatie’, namelijk het centraal stellen van buurthuizen of andere ondersteunende instanties. De behoefte aan een ‘bedrijfskundige visie’ binnen het sociaal domein is meerdere malen ter sprake gekomen. Dit begint al bij de eerdergenoemde zorgaanvraag. De burger ziet één loket, aan de achterkant van het loket is er sprake van gescheiden afdelingen’. De communicatie is niet altijd aanwezig tussen ketenpartners en betrokken afdelingen, waardoor iemand bij drie verschillende instanties uiteindelijk zijn of haar verhaal moet doen. Er wordt dus nog steeds op zogeheten ‘eilandjes’ gewerkt, wat ten koste gaat van de kostbare tijd van zorgverleners. Wat het werk vaak nog meer bemoeilijkt is dat niet altijd duidelijk is wie wat doet, en vooral wie wat niet doet. De informatievoorziening tussen verschillende afdelingen en/of organisaties is vaak gebrekkig, waardoor werkzaamheden twee keer worden uitgevoerd, of nog erger, helemaal niet. De benodigde ‘bedrijfskundige visie’ is niet alleen relevant voor de instroom van het proces. Nadat de aanvraag is doorlopen belandt een hulpbehoevende in het zorgproces. Zeer opvallend, er is vaak geen exacte afspraak over het einde van dit proces. Hierdoor is er sprake van onnodig lange zorg- en dienstverlening. Niet alleen het einde van het traject, maar ook de producten die zorgaanbieders leveren zijn niet altijd even duidelijk afgebakend. Dit vertaalt zich in vrije interpretatie van het ‘te leveren product’. Het niet duidelijk afbakenen van processen en te leveren diensten drukt op deze manier zwaar op de financiën en arbeidsuren. De tekorten voor gemeenten binnen het sociaal domein maken het belang van innovatief bezuinigen des te meer duidelijk. Zo onderstreepte de crisis bij gemeenten de noodzaak naar digitale transformatie om het sociaal domein ook voor de toekomst bestendig te maken. Om de gewenste verandering of visie te implementeren kan data, verkregen uit eigen systemen, een leidraad zijn om sturing te geven aan verandering. Verschillende gemeenten gaven aan moeite te hebben met het vertalen van hun data naar coherent beleid. Hiervoor is het echter nodig om eerst je huidige situatie in kaart te brengen, door de samenhang tussen je processen, systemen, informatie en werknemers inzichtelijk te maken. Op deze manier ontstaat een ‘digitale tweeling van de organisatie’ (DTO), een blauwdruk van de werkzaamheden binnen het sociaal domein. Door het verkregen inzicht kan heel gericht een verbetering, gestaafd door eigen data, worden doorgevoerd. De benodigde kennis en data om een DTO op te tekenen is vaak al aanwezig binnen het sociaal domein en gemeenten. Deze kennis en data dient echter wel eerst verkregen en gebruiksklaar gemaakt te worden om gericht sturing te kunnen geven aan de implementatie van verbeteringen. Dit kan door middel van procesdata-analyse, ook wel ‘process mining’ genoemd. Door deze op feiten gebaseerde analyse kan het volledige (en al aanwezige) potentieel van de organisatie beter worden benut, om zo de nijpende tekorten te dichten en je beslissingen te nemen op basis van informatie en feiten in plaats van op onderbuikgevoel. Beslissingen waarmee je de dienstverlening aan de klant optimaliseert en de (bedrijfs)processen beter en efficiënter maakt.   Auteur: Burt van Dinter
Drukt Covid-19 ook op de jeugdzorg?
Inhoud Gemeenten hebben sinds 1 januari 2015, door de komst van de nieuwe Jeugdwet en decentralisatie van overheidstaken, de verantwoordelijkheid gekregen over de jeugdhulpverlening. Het doel van deze decentralisatie is om de hulp die aan gezinnen geboden wordt nodig is om deze meer te richten op preventie, het bieden van juiste, integrale, hulp op maat voor gezinnen, waarbij wordt uitgegaan van de eigen kracht van gezinnen en hun sociale omgeving en er meer ruimte is voor professionals door vermindering van de regeldruk. Deze enorme verandering in het zorgsysteem ging gepaard met forse bezuinigingen, die bij sommige gemeenten tot enorme tekorten leiden. De deskundigheid binnen gemeenten neemt toe, maar de verschillen tussen gemeenten zijn echter nog steeds groot en niet iedere gemeente weet de soms complexe zorgvraag adequaat te adresseren. Dit uit zich bijvoorbeeld in verschillende administratieve processen. Bij iedere gemeente moet weer andere informatie aangeleverd worden en een ander type factuur worden gestuurd. Voor een organisatie die voor tientallen gemeenten werkt, levert dit uiteraard veel administratie en bureaucratie op. Daarnaast moet het potentieel voor verbetering vooral ook gezocht worden in de aansluiting tussen de domeinen. Dit had 1 van de mogelijke voordelen van de decentralisatie moeten zijn, namelijk integrale hulverlening: over de verschillende ‘domeinen heen’. De aansluiting van de jeugdhulp op schuldhulpverlening, werk en inkomen, jeugdgezondheidszorg, veiligheidsbeleid, volkshuisvestingsbeleid en onderwijs zou na de decentralisatie een stuk beter geregeld kunnen worden. Jeugdhulpverlening-organisaties geven echter aan dat er veel winst is te behalen door het schrappen van verschillende procedures en administratie. Ook leidt de decentralisatie niet automatisch tot integrale samenwerking. Gemeenten werken vaak nauwelijks samen en houden de budgetten strikt gescheiden. De situatie op de werkvloer verbetert op deze manier niet en voedt de discussie over wachtlijsten en werkdruk. Het corona-virus drukt op de kwaliteit van de jeugdzorg. Door het thuisblijven ‘verdwijnen’ kinderen uit beeld bij de zorgdragende instanties, wat de noodzaak voor een integrale aanpak duidelijk maakt. Deze benodigde samenwerking tussen verschillende organisaties vereist duidelijke protocollen en strikte regelgeving, waarbij het naleven van de AVG eveneens een prominente rol krijgt toegedicht. Daarnaast lopen de kosten in het sociaal domein verder op, wat een gestroomlijnde uitvoering van jeugdzorg verder bemoeilijkt. Om de kwaliteit van de jeugdzorg te waarborgen is het van belang voor gemeenten om inzicht te krijgen welke invloed het corona-virus heeft op de uitvoering van de Jeugdwet en het naleven van de regelgeving. De vraag van dit onderzoek luidt dan ook als volgt: ‘Welke invloed heeft Covid-19 op de bedrijfsvoering van gemeenten om aan de kwaliteitsvraag en gestelde regelgeving omtrent jeugdzorg te blijven voldoen?   Auteur: Burt van Dinter
Goed, Gastvrij, Goedkoop & Groen: zo werkt Pensioenfonds Horeca & Catering
Inhoud In dit artikel vertelt Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering over hoe zij met haar collega’s binnen deze organisatie Mavim inzetten. Margreet werkt sinds 2018 bij het pensioenfonds en kenmerkt het als een moderne, sociale en groene organisatie. Centraal staat het creëren van zo mogelijk waarde tegen zo laag mogelijke kosten voor de deelnemer. Goed, Gastvrij, Goedkoop en Groen zijn dan ook de kernwaarden van Pensioenfonds Horeca & Catering. MAVIM: ZO WERKEN WIJ! Binnen Pensioenfonds Horeca & Catering gebruiken we Mavim op dit moment voor twee zaken; het vormgeven en borgen van de IT-architectuur en het vastleggen van de bedrijfs- en werkprocessen en de daaraan gerelateerde beheersingsmaatregelen t.b.v. ISO- en ISAE-certificering. Voor ik daar verder op in ga, eerst een belangrijk aspect van het gebruik van Mavim: het draait om teamwork. Door de structuur die Mavim biedt kan je in principe alles aan alles koppelen. Nut en noodzaak bepalen of je dat ook daadwerkelijk doet en dat bepaal je samen. Mavim wordt binnen Pensioenfonds Horeca & Catering actief onderhouden door zes collega’s vanuit de drie units Finance & Control, Data & Technologie en Business Development. Finance & Control is verantwoordelijk voor risk en control en alle certificeringen, en onderhoudt samen met de serviceconsultants van Business Development de werkprocessen. De architecten onderhouden met behulp van Mavim de bedrijfsarchitectuur (vanuit Business Development) en de IT-architectuur (vanuit Data & Technologie). De overige medewerkers maken gebruik van de Mavim Portal die Zo werken wij heet en die direct benaderbaar is vanuit ons intranet op SharePoint. Als je voor Zo werken wij kiest zie je direct het startscherm van de Mavim Portal: MAVIM NAAR DE CLOUD Pensioenfonds Horeca & Catering is vanaf 2020 gestart met het stapsgewijs migreren van applicaties en in sommige gevallen ook volledige processen, naar de publieke cloud. Wij doen dit omdat we geloven in de vernieuwende mogelijkheden die steeds meer vanuit de cloud worden geleverd. Daarnaast willen we met onze IT kunnen op- en afschalen waar dat kan. Mavim was na de introductie van Office365 een van de eerste migraties naar onze cloud omgeving. De reden hiervan was vooral de mogelijkheid die de nieuwe portal van Mavim bood, vermindering van de technische beheerlast en het feit dat we bijna kostenneutraal over konden gaan. Onze ervaringen met de overstap naar de Mavim Cloud zijn positief. We merken dat de portal echt meerwaarde biedt. Door meer gebruik te maken van “plaatjes” vinden de gebruikers van de portal beter hun weg door de informatie die Mavim in zich heeft. We hebben zelf veel werk gestoken in het maken van nieuwe vrije schema’s en hebben soms de boomstructuur in de Mavim Manager aangepast op de navigatie. Wel moesten we nadenken over het gebruik van de licenties die in de cloud iets anders zijn gepositioneerd. Zo wordt het publiceren nu volledig uitgevoerd door eindgebruikers en niet meer door de functioneel beheerder. Elke twee weken wordt de portal ververst met een nieuwe publicatie, dat kost ons ongeveer een uur en daarmee blijven we actueel. TIP 1 Denk van tevoren goed na over het navigatie schema van de portal en schrijf dit uit. Dit schema hoeft niet één op één te lopen met de boomstructuur van de Mavim Manager. Vaak geeft de indeling van de Manager database wel “haakjes” voor een indeling en je kunt zelf via vrije schema’s klikbare menu’s van plaatjes maken. Ons klikbare organisatieschema bijvoorbeeld ziet er als volgt uit: TIP 2 De vrije schema’s worden het visitekaartje van de Mavim portal. Zorg ervoor dat ze er goed uit zien, let op uitlijning, kleurgebruik en lettertype en stem ze onderling op elkaar af. Laat er zo nodig iemand met een beetje verstand van grafisch ontwerp of userinterface design naar kijken. MAVIM ALS ENTERPRISE ARCHITECTUUR TOOL Pensioenfonds Horeca & Catering zet Mavim in als primaire tooling voor IT-architectuur. Dit houdt in dat we gebruik maken van een bedrijfsbrede repository met o.a. processen, organisatie-eenheden, bedrijfsobjecten, applicaties en interfaces die we eenvoudig kunnen gebruik in ArchiMate 3.0 schema’s. ArchiMate is een veelgebruikte standaard als het gaat om weergave van architectuurschema’s, het is een wereldwijde “taal” voor architecten. Voor degenen die deze taal niet zo goed verstaan, maken we meer “free format” modellen. Door het gebruik van vrije schema’s waarin je dezelfde items uit de repository gebruikt, kan dit in Mavim ook heel goed. Het voordeel is dat als een item wijzigt, bijvoorbeeld door een organisatiewijziging, dit direct in alle platen waar dit item is opgenomen, wordt gewijzigd. Links het hoofdmenu voor Bedrijfsarchitectuur. Rechts het menu wat je krijgt als je kiest voor Klanten & Dienstverlening. Al deze vrije schema’s zijn gemaakt in Microsoft Visio en zijn opgebouwd met items uit de Mavim repository. De logo’s komen uit Microsoft PowerPoint, deze zien er wat strakker uit dan wat Visio default aanbiedt. Overigens ben je vrij in het invoegen van plaatjes dus je kan het zo gek maken als je zelf wilt. Voor de architecten onder de lezers: Pensioenfonds Horeca & Catering werkt met het Novius raamwerk voor het in kaart brengen van transformaties die nodig zijn om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Je ziet in het plaatje links de onderdelen van dit raamwerk met klikbare links. Nog niet alles is opgenomen in Mavim, zoals het portfoliomanagement, dit is wellicht iets voor de toekomst. Het combineren van vrije schema’s waarbij je kunt doorklikken naar ArchiMate schema’s ziet er als volgt uit (dit is een voorbeeld met het bedrijfsprocesmodel): Je ziet nu waarom kleurgebruik in de schema’s relevant is, je kan er onbedoeld een kermis van maken als je niet van tevoren bedenkt welke schema’s naast elkaar getoond gaan worden. MAVIM IN DE TOEKOMST We hebben zeker nog plannen voor uitbreidingen binnen Mavim. Naast het portfolio management wat ik al noemde, hebben we een module voor AVG die nog ingericht gaat worden en kunnen we nog beter gebruik van de procesflows en rapportagemogelijkheden die Mavim aanbiedt. OVER HET BEDRIJF Pensioenfonds Horeca & Catering: Samen waardevol, nu en later  Wij zijn Pensioenfonds Horeca & Catering. Het pensioenfonds voor en ván alle werknemers en werkgevers in de sectoren horeca en contractcatering. Eind 2019 telden wij ruim 1,3 miljoen (ex-) werknemers en 40.000 werkgevers die bij ons zijn aangesloten. Het belegd vermogen van het pensioenfonds bedraagt € 12,6 miljard (eind 2019). Sinds 1963 beheren en verzorgen wij de pensioenen van harde werkers in een branche waar het draait om goede service en gastvrijheid. Dit doen wij met zo’n 140 betrokken collega’s zo eenvoudig en goedkoop mogelijk. Want hoe slimmer wij het nu regelen, hoe meer er overblijft voor een goed pensioen later. Het liefst duurzaam en groen, omdat wij ook oog hebben voor onze omgeving. Dit alles onder het motto: Samen waardevol, nu en later. Auteur: Margreet van der Krans, business architect bij Pensioenfonds Horeca & Catering Meer weten over Pensioenfonds Horeca & Catering? Download hier de klantcase!
Portfolio Management bij de Rijksoverheid
Inhoud Zes jaar geleden is een samenwerkingsverband opgezet inzake Applicatie Portfolio Management met verschillende ministeries. Tot op de dag van vandaag komen deze partijen tweewekelijks bij elkaar om het palet van portfolio management uit te breiden en generiek in te richten voor de aangesloten organisaties. Naast de permanente leden haken regelmatig ook andere overheden aan voor kennisuitwisseling op het gebied van portfoliomanagement. In dit samenwerkingsverband is Mavim van het begin ‘trusted partner’ geweest bij de doorontwikkeling van het portfolio. Het huidige palet aan portfoliomanagement bestaat uit de volgende onderdelen: Project Portfolio Management, Information Security Management System (BIO/AVG), Enterprise Architectuur, Procesmanagement, Applicatie Portfolio Management en Product Portfolio Management.   Portfoliomanagement onderdelen In de zomer van 2020 is het samenwerkingsverband verder doorontwikkeld naar een 2.0 versie. Dit was nodig omdat veel overheden zich in een geleidelijke transitie bevinden van on-premises software naar cloud services en daarnaast is de monitoring van informatiebeveiliging en privacy een steeds significanter onderdeel van het portfolio.   Transitie Een volgende belangrijke stap zal worden de transitie van Applicatie Portfolio Management naar Applicatie Lifecycle Management. Inmiddels hebben de aangesloten partijen namelijk wel goed in kaart welke IT-componenten men als departement in beheer heeft. Vanaf nu gaat het er om de levenscyclus van de betreffende IT goed te managen. De omgeving van overheid verandert steeds sneller, hierop zal de strategische IT-visie continu moeten worden aangepast. Simpelweg software aanschaffen is niet meer genoeg, telkens zal weer moeten worden nagegaan of de functionaliteit van de betreffende software wel voldoet aan de veranderende eisen.’   Wil jij hierover meer informatie ontvangen? Neem dan contact op met Mavim Team Overheid.   Auteur: Dhammika van Gent, Value Engineer bij Mavim
Veelgemaakte fouten bij het implementeren van een intranet
Inhoud Het intranet is voor de meeste bedrijven de digitale bron om relevante content in welke vorm dan ook te delen. Het is dé plek om medewerkers binnen de organisatie te verbinden en een 'kennisknooppunt' te faciliteren. Medewerkers gebruiken het intranet bij het zoeken naar antwoorden, het plaatsen van vragen voor anderen om op te reageren, het lezen van bedrijfsnieuws en om in contact te komen met collega's. Het moet de gebruikers in staat stellen hun werk efficiënt en effectief uit te voeren. Maar het bouwen van een succesvol intranet is niet eenvoudig. Zonder een duidelijke visie en begeleiding over wat het intranet zou moeten bieden, krijg je een product dat niet past bij het beoogde doel.   Dit zijn enkele veelvoorkomende fouten bij het bouwen van een intranet:   1. Zoekfunctie negeren  Gebruikers vragen om meer interactieve zoekmogelijkheden om informatie te vinden. Bij het bladeren door het intranet vinden ze snel de zoekbalk om de relevante sleutelwoorden in te typen om hun informatie te vinden. Gebruikers hebben simpelweg geen tijd om onderzoek te doen en door elke pagina van het intranet te bladeren om de informatie te vinden waarnaar ze op zoek zijn. Het intranet is van weinig waarde als gebruikers de relevante content niet meteen kunnen vinden. Intranetten categoriseren en clusteren hun zoekresultaten meestal, maar meestal tonen de zoekresultaten ongestructureerde en grote hoeveelheden irrelevante resultaten voor de gebruiker. Het advies is om metadata te registreren over het soort content dat op intranet beschikbaar is.   2. Feedback van gebruikers negeren  Intranetten kunnen op elke manier of vorm worden geconfigureerd, wat een voordeel is. Het moet echter duidelijk vorm krijgen op basis van de input en feedback van de primaire gebruikers. Dit is uiteindelijk jouw belangrijkste doelgroep. Het ontwerp, de lay-out en de functionaliteiten moeten aansluiten bij wat de gebruikers verwachten. Het moet passen bij wat logisch is voor de gebruikers, en niet alleen voor de technische mensen die het configureren. Als gebruikers het intranet niet intuïtief begrijpen of het moeilijk vinden om ermee te werken, zullen gebruikers uiteindelijk redenen vinden om er niet mee te werken. Regelmatig afstemmen met jouw gebruikersgroepen om feedback en gebruikerservaring te verzamelen, zal dus helpen om het intranet naar het beoogde resultaat te sturen.   3. Geen verfrissende inhoud Intranet moet een dynamisch platform zijn. Hetzelfde geldt voor de inhoud die hier wordt weergegeven. De inhoud moet actief worden onderhouden door de eigenaren. De gebruikers moeten het gevoel krijgen dat de informatie betrouwbaar is en regelmatig wordt bijgewerkt. Intranet is de belangrijkste bron voor up-to-date informatie. Het vereist dus een actieve toewijding om de inhoud actueel en relevant te houden voor zijn gebruikers.   4. Geen training voor gebruikers De relevantie van je intranet is in handen van de contenteigenaren en zijn gebruikers. Dit betekent dat gebruikers die met het intranet werken, de juiste vaardigheden nodig hebben om het te vinden. Het simpelweg verstrekken van een login op het intranet is niet voldoende. Aangezien het intranet voortdurend in ontwikkeling is, moeten gebruikers een degelijke training krijgen in het gebruik ervan. Je moet er niet van uitgaan dat gebruikers die het intranet wel begrijpen en weten te gebruiken, dit automatisch aan hun medegebruikers vertellen en hen trainen. Creëer een gepaste aanpak voor continue training en ondersteuning. Door deze aanpak zal de organisatie haar investering terugverdienen en het intranet voor de organisatie laten werken, in plaats van achter te blijven bij de organisatie.   5. Gebrek aan ambassadeurs binnen de organisatie Jouw organisatie dient te streven naar een groep gebruikers van je intranet die als ambassadeurs kunnen worden gezien. Vanuit hun eigen ervaring met het intranet kunnen zij anderen inspireren. Deze ambassadeurs staan doorgaans een niveau dichter bij de daadwerkelijke gebruikers en kunnen het gebruik van het intranet op een persoonlijker niveau bepleiten. Zonder ambassadeurs te hebben, sta je meestal tegen elkaar. De intranet-implementeerders en de gebruikers van de organisatie. Ambassadeurs vormen een essentiële schakel tussen de twee. De rol van de ambassadeur is bi-directioneel. Enerzijds zijn ambassadeurs in staat om actief met alle gebruikers in de organisatie te communiceren om te benadrukken hoe het intranet en zijn functionaliteiten gebruikt kunnen worden. Aan de andere kant leveren ambassadeurs actief input over waar het intranet kan worden verbeterd op basis van hun engagement met de gebruikers van de organisatie.   Ben je benieuwd hoe het Mavim Platform kan worden gekoppeld aan jouw intranet? Neem gerust contact met ons op.   Auteur: Thomas Littooij, Value Engineer bij Mavim  
Sneller volwassen met een digitale tweeling
Inhoud Toen Nederland ineens massaal ging thuiswerken, werd voor veel organisaties duidelijk hoeveel gaten er in de informatiehuishouding zaten. Het was zoeken naar die ene collega met het antwoord op die specifieke vraag, naar werkbestanden en naar de juiste eindverantwoordelijke voor een akkoord. Processen bleken ineens minder helder dan aangenomen. Ondanks – of misschien dankzij – vele hordes, zetten overheidsorganisaties in deze periode een grote stap naar digitale volwassenheid. Softwarespecialist Mavim introduceert op het komende iBestuur Congres de navigator voor digitale transformaties: de digitale tweeling. Wouter van den Ham is manager Overheid bij softwarebedrijf Mavim. Hij ervaart dat bij vele overheidsorganisaties het huidige momentum wordt gebruikt om door te pakken naar het uitbouwen van een digitale tweeling van een organisatie (DTO). Het concept van de digitale tweeling bestaat al langer, maar is de laatste jaren op organisatieniveau geïntroduceerd door onderzoeksbureau Gartner. Om uit leggen wat het is en waarom organisaties er baat bij hebben, gebruikt Mavim ter illustratie een autonavigatiesysteem. Wie van A naar B rijdt zonder kaart en een obstakel tegenkomt, weet vaak niet welke alternatieve routes hij kan nemen om toch het doel te bereiken. De informatie is onbekend; dat kost tijd en levert frustratie op. Met een navigatiesysteem met GPS is niet alleen de hele omgeving zichtbaar, maar ook de reistijd, eventuele opstoppingen en de wegen daaromheen. Neemt de chauffeur een andere route, dan zijn de gevolgen direct zichtbaar; de nieuwe route wordt automatisch uitgestippeld en de aankomsttijd aangepast. Een digitale tweeling is een digitale kaart van de hele organisatie: processen, applicaties, architectuur en data, maar ook de onderlinge relaties daartussen en de bijbehorende afdelingen. Met het Mavim-platform kunnen alle gegevens en de onderlinge relaties, onder andere in doorklikbare dashboards en begrijpelijke platen worden gevisualiseerd. “Een organisatie die goed inzicht heeft in haar bedrijfsvoering en de samenhang ziet tussen de uitvoering, de business en haar eigen strategie, kan snel anticiperen op veranderingen en zich met recht een wendbare organisatie noemen”, aldus Van den Ham.   Samenhang Peter de Haas is partner bij KPMG Technology Advisory, adviespartner van Mavim. “Om nog even terug te komen op het fenomeen thuiswerken; in een goed opgezette DTO kan men visualiseren op welke applicaties en applicatiefuncties dit impact heeft. De manier waarop data zichtbaar worden gemaakt, maakt data ook toegankelijker voor een breder publiek. Een plat voorbeeld, maar IT-gerelateerde informatie wordt dan opeens ook begrijpelijk voor niet-IT’ers. Een DTO maakt de relaties tussen gegevens zichtbaar waardoor uiteindelijk mensen meer van elkaar kunnen leren. Dit is een vereiste om de organisatie efficiënter in te richten en afdelingen zo optimaal mogelijk op elkaar te laten afstemmen. En, heel belangrijk, mensen kunnen vragen stellen: wat als ik een proces anders inricht, wat als deze kernapplicatie vervangen moet worden? Het model kan inzicht geven in de gevolgen van het doorvoeren van een verandering en dit visualiseren. Dit bevordert de besluitvorming.”   Onderhoud Een DTO maakt van de digitale transformatie geen afgebakend project, maar een proces dat onderdeel is van de organisatie, legt De Haas uit. “Om nog een keer applicaties te nemen als voorbeeld: informatie over licenties zijn relevant, maar ook het toepassingsgebied en de registratie van storingen. Al die gegevens dragen bij aan een duidelijker beeld van het applicatielandschap.” Een vereiste is natuurlijk wel dat het model echt onderdeel wordt van het digitaliseringsproces en actief onderhouden wordt. Van den Ham vult aan dat een DTO geen product is, maar een visie om de digitale volwassenheid van een organisatie te vergroten.   Process mining De laatste drie jaar heeft Mavim ingezet op ‘process mining’: het koppelen van bestaande datalogs aan gedigitaliseerde processen, bijvoorbeeld uit applicaties van Centric, TOPdesk of ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics. “Dat legt de feiten op tafel over hoe een organisatie het werkelijk doet”, zegt Van den Ham. Een grote gemeente bracht vorig jaar haar aanvraagproces van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in kaart en vulde dat met data van de voorgaande twee jaar. In het Mavim Process Mining Dashboard werd inzichtelijk dat gedurende die periode zo’n 300.000 Wmo-aanvragen waren gedaan – en dat er circa 29.000 verschillende varianten waren van hoe het aanvraagproces was gevolgd. “Er is niet één weg die naar de Wmo leidt”, zegt Van den Ham, “maar dit waren wel heel veel variaties. Processtappen waren overgeslagen, uitzonderingen werden gemaakt en olifantenpaden werden genomen… De variaties kunnen in hele kleine verschillen zitten, maar dan nog. Toen de data met het proces werden vergeleken werd ineens duidelijk dat er een hoop te winnen was in doorlooptijd en kwaliteit.” De grootste uitdaging in het pad naar zo’n analyse is het beschikbaar krijgen van de data en de kennis van data-analyse. De technologie analyseert de data, visualiseert automatisch en dan is het aan de mensen om ernaar te kijken en hoe het proces te verbeteren en door te voeren in de organisatie. Het lijkt logisch om een proces te kiezen waarvan logbestanden beschikbaar zijn. “Klopt”, bevestigt De Haas, “maar kies wel een proces dat nuttig is om te verbeteren en dat past bij de beleidsstrategie.”   Volgende stap Van den Ham adviseert organisaties die met een DTO willen beginnen om te starten bij een kernproces waarvan alles eigenlijk al bekend is. “Dat kan elk intern werkproces zijn. Verzamel alle gegevens: wie voert het proces uit, wie is erbij betrokken, welke risico’s hangen ermee samen, welke wet- en regelgeving raakt het, hoe hangt het proces in de IT- en informatiearchitectuur van de organisatie, wat is de samenhang met het applicatieportfolio en hoe dragen deze processen bij aan de visie en strategie en de doestellingen die zijn geformuleerd als organisatie.” De Haas suggereert als volgende stap de werkprocessen te koppelen aan het IT-landschap om zo relaties te leggen tussen processen en applicaties en inzicht te krijgen.   Vertrouwen Gevraagd naar zijn persoonlijke gedachten over een DTO, antwoordt De Haas: “Ik zit al sinds jaar en dag in een combinatie van advies en uitvoering voor IT- en cloud-gerelateerde trajecten en altijd begonnen we met een nulmeting. Het mobiliseren van kennis in een organisatie kon een doorlooptijd hebben van twee of drie maanden. En aan het eind van het traject was het resultaat suboptimaal omdat we niets blijvends achterlieten. Dat is toch zonde? Met een DTO kan ik veel sneller over de feiten praten.” En hij mag graag aan organisaties laten zien dat technologie minder complex is dan ze denken. “Door de informatie beter vast te leggen en te visualiseren krijgt de organisatie zelf meer inzicht in mogelijke oplossingen.” Van den Ham vertelt dat hij van de generatie is die de eerste mobieltjes op het schoolplein heeft meegemaakt. “Technologie is vanzelfsprekend en moet je voor je laten werken. Het is voor mij niet te vatten dat ik naar het gemeentehuis moet om mijn paspoort aan te vragen, want we hebben toch DigiD? Ik begrijp dat daar een politieke discussie omheen zit, maar ik werk graag aan technologie waarmee we een dwarsdoorsnede kunnen maken van een organisatie. Waarbij we rekening houden met technologie enerzijds en strategie anderzijds met de impact op mensen – ik help organisaties echt wendbaar te worden. De afgelopen drie maanden waren we getuige van de grootste digitale transformatie ooit. We gingen op vrijdag naar huis, ‘s zondag was de persconferentie en op maandag moesten we thuis werken. Hoe vaak hebben wij van niet-klanten gehoord: we hebben geen idee wie wat doet, wanneer, waarmee en waarom. Laat staan of men AVG-conform kon thuiswerken.” De Haas: “Interessant is dat we nu thuiswerken met dezelfde processen als we op kantoor deden. Het is geen makkelijke tijd, maar het is misschien wel de juiste tijd om te kijken of die processen anders kunnen.”     Auteur: Karin Meerman
Klantreizen optimaliseren met Mavim Process Mining
Inhoud Burgers en bedrijven (klanten) verwachten transparante en duidelijke communicatie vanuit hun gemeente. Om deze verwachting van klanten waar te maken, is het optimaliseren van klantreizen erg belangrijk, maar ook om goed inzichtelijk te krijgen wie, wat en wanneer betrokken is in het proces. Het is essentieel om helder inzicht te hebben in het traject dat de klant aflegt, de zogenaamde customer journey of ook wel de klantreis.   Klantreis Een klantreis is een visualisatie van het pad en alle stappen daarbinnen, dat klanten afleggen binnen het proces om tot een afname van een dienst of product te komen. Met deze inzichten kun je de klantreis verbeteren ten aanzien van bijvoorbeeld een betere doorlooptijd, kwaliteit, klantbeleving en lagere kosten. Om van A tot Z een klantreis inzichtelijk te maken lijkt een ingewikkelde opgave. Er zijn echter technische hulpmiddelen voorhanden die deze opgave een stuk sneller en eenvoudiger maken. Alle stappen en transacties die “klanten” hebben afgelegd, zijn namelijk vastgelegd in systemen. Als je in staat bent om deze data uit je systemen te filteren en te analyseren, kun je de data visualiseren in de vorm van een proces. En dat is precies wat Mavim Process Mining voor je doet.   Mavim Process Mining Mavim Process Mining helpt om op basis van historische transactionele data de volledige klantreis te visualiseren inclusief alle verwachte, maar vooral ook onverwachte stappen en afwijkingen. Dit stelt je dus in staat om op basis van feitelijke informatie het gedrag van je klanten te analyseren en daar waar mogelijk je processen hier optimaal op af te stemmen. Je gaat antwoorden krijgen op vragen als:   • Hoe presteren we ten aanzien van de gestelde doelen en KPI’s? • Waar wijkt het gedrag af van je verwachtingen of van het referentieproces? • Worden er stappen in het proces overgeslagen of zien we juist overbodige stappen? • Waar zitten knelpunten in het proces? • Waar in het proces zie je een (te) lange doorlooptijd? • Waar kunnen processtappen sneller of efficiënter worden uitgevoerd? • Lopen klanten vast in een proces en haken ze hierdoor af? Meer weten over de voordelen van klantreis optimalisatie met Mavim Process Mining voor jouw organisatie? Download hier de volledige WhitePaper. Auteur: Mavim
Samenwerken aan actuele informatie met Mavim iMprove
Inhoud Om tot een effectieve verbetercultuur te komen binnen een overheidsorganisatie zijn er een aantal randvoorwaarden noodzakelijk. Naast dat er een heldere strategie en ambitie nodig is om samen te werken aan de kwaliteit, effectiviteit en kostenefficiëntie; vraagt het ook om gestructureerde borging en samenhang van werkafspraken, processen, wet- en regelgeving en technologie. Inzicht en overzicht vormen de basis om sturing te geven aan beleidsdoelstellingen en andere prestatie indicatoren. Veel overheidsorganisaties proberen verkokering te doorbreken en informatie van de diverse afdelingen integraal met elkaar te verbinden. Veel van deze waardevolle informatie is zoals gebruikelijk vastgelegd in Microsoft Office documenten (Word, Excel, Visio en PowerPoint) of andere applicaties. Hoewel dit vaak op afdelingsniveau op een redelijk gestructureerde wijze gebeurt, bemoeilijkt de inconsistente wijze van vastlegging over meerdere afdelingen, het integraal inzichtelijk maken en in samenhang brengen van deze informatie. De vastlegging van deze organisatiedata is relevant om inzichtelijk te maken wat de samenhang van processen, mensen en systemen is, en welke impact veranderingen vanuit strategie, beleid en wet- en regelgeving hierop hebben. In veel gevallen heeft het proces te maken met interne en externe ketenpartners. Op één centrale plek kunnen zien wie wat doet in een proces, wanneer en met welke systemen zij dat uitvoeren en waarom dat op deze manier wordt uitgevoerd is heel waardevol. Dit maakt een overheidsorganisatie wendbaar. Bij verandering van strategie of beleid, incidenten of interne en externe controle is het management in staat een actueel inzicht en overzicht te bieden over hoe de organisatie opereert.   Dit vraagt enerzijds prioriteit vanuit directie en anderzijds draagvlak van het management en de medewerkers om gezamenlijk te werken aan de verbetercultuur. Naast dat het vastleggen van de informatie in een centrale bron het dagelijkse werk inzichtelijker en dus makkelijker maakt, biedt goede kwaliteit, effectiviteit en koste efficiëntie veel nieuwe kansen voor innovatie en andere ontwikkelingen. Waar de structuur van proces- en informatievastlegging in het Mavim Platform vaak onder leiding van een key-userteam gebeurt, is de grootste uitdaging het beheersbaar en actueel houden van alle procesdata en samenhangende informatie. Het leveren van input, het uitzetten van taken en acties naar stakeholders en proceseigenaren, het aanmaken en gebruiken van assessment- en verbeterformulieren middels een workflow structuur was reeds bekend binnen het Mavim Platform. Hiermee ben je in staat om een Plan-Do-Check-Act en/of verbetercyclus in te richten, echter zorgt dit bij veel klanten voor extra werk om alle verbeteringen en wijzigingen te verwerken. Dit zorgt vervolgens voor een bottleneck op het actueel houden van de informatie.   Mavim iMprove Veel overheidsklanten van Mavim hebben gevraagd om een oplossing waarmee breder binnen de organisatie samengewerkt kan worden aan de beheersbaarheid en het actueel houden van de informatie. Het gaat daarbij voornamelijk om de informatie beschreven in het omschrijvingsvenster, de relaties en de meta-data die zijn vastgelegd in de zogeheten veldensets van een onderwerp. Mavim iMprove is een functionaliteit binnen de Mavim Portal waarmee medewerkers zelf in staat zijn informatie in het omschrijvingsvenster, veldensets en relaties te beheren, wijzigen en verbeteren. Met een Mavim iMprove licentie kunnen er binnen iedere afdeling, één of meerdere medewerkers, binnen één centrale plek de informatie niet alleen actueel houden maar ook beschrijven en vastleggen binnen de kaders in de daarvoor ingerichte key-userteams. Als voorbeeld, proceseigenaren die periodiek aanpassingen in veldensets of omschrijvingen doorgeven via de Mavim Portal, kunnen voortaan met een iMprove licentie zelf de wijzigingen en verbeteringen aanbrengen in de publicatie omgeving. Dit zorgt ervoor dat er gezamenlijk gewerkt wordt aan het doel om te kunnen sturen op actuele informatie en inzichten op de organisatie. Nieuwgierig naar de mogelijkheden van Mavim iMprove? Neem dan contact op met jouw contactpersoon of stuur een verzoek naar overheid@mavim.com voor een online video-demo via Microsoft Teams of ander videokanaal.   Of download onze brochure over Mine, Design & Improve
Data gedreven processen: een eis voor de overheid
Inhoud ­Digitalisering is niet meer weg te denken uit de dagelijkse operatie.  De meerderheid van onze overheidsinstellingen zitten met data gedreven sturing nog in de verkennende fase. Ze doen voorzichtige pilots, met alle nadelen van dien. Pilots leveren misschien snel resultaat en goede sier op, maar zijn niet representatief voor hoe data gedreven sturing op de lange termijn echt zal gaan werken in de organisatie. Digitalisering biedt volop technologische mogelijkheden en kansen voor het automatiseren en verbeteren van de diensten en producten binnen jouw organisatie. Aan de uitvoering van diensten en producten ligt altijd een proces ten grondslag en is het een vereiste inzichtelijk te hebben wie, wat, wanneer, waarom en waarmee doet. Vanuit compliance en rechtmatigheid, maar ook vanuit doelgerichte uitvoering en de behoefte om continu in control te zijn over een proces. Processen digitaliseren is daarom voor veel overheidsorganisaties een vereiste. Dit betekent dat veel bestaande processen in kaart moeten worden gebracht. Data gedreven sturing kan enkel wanneer je basis op orde is, actie is dus vereist.   Inzicht door data Veel proces verbeterprojecten starten bij de zogenoemde ‘brown-paper-sessies’ waar methodieken als Lean, Six Sigma e.d. worden ingezet om de huidige werkwijze, bottlenecks, waste, doorlooptijd en oorzaken van problematieken te lokaliseren. Vaak gaat het om trajecten van weken tot maanden waarin duidelijk wordt hoe de processen verlopen. Hoewel deze trajecten vaak leiden tot goede resultaten is de investering in tijd en geld fors.  Bovendien vraagt het inzet van medewerkers die allen met een eigen referentiekader naar het onderwerp kijken. Process mining heeft het potentieel om het vinden van verbeterpunten in processen sneller en toegankelijker te maken. Process mining is geavanceerde analysesoftware die de processen in een bedrijf visualiseert op basis van ‘timestamps’. Dit zijn datavelden die aangeven wanneer en in welke volgordelijkheid een bepaalde processtap wordt uitgevoerd. Als resultaat krijg je inzicht in de routes van bestaande processen. Hiermee maak je snel inzichtelijk welke wachttijden een processtap kent, of er extra stappen tussentijds worden uitgevoerd en welke ‘bottlenecks’ zich voordoen. Jouw bedrijfsapplicaties maken gebruik van deze ‘timestamps’. Veel overheidsprocessen worden uitgevoerd in bedrijfsapplicaties, denk hierbij aan de diverse zaaksystemen, Centric applicaties, TOPdesk, ServiceNow, Microsoft Dynamics, Infor M3, Exact e.d. Met de verkregen inzichten kunnen vervolgens processen worden gedigitaliseerd en kan worden vastgesteld wat de gewenste uitvoering is van een proces, binnen de kaders van de organisatiedoelstellingen en wet- en regelgeving. Door deze digitale processen te blijven afzetten en monitoren en te analyseren en evalueren met process mining (conformance checking), kun je de dienstverlening vanuit de processen continu en gericht blijven aansturen op verbetering afgestemd op de verwachtingen. Het grote voordeel van process mining is dat er op basis van historische data naar het werkelijke proces wordt gekeken, terwijl Lean Six Sigma-technieken en ‘brown-paper-sessies’ zich met name richten op het proces ontwerp of perspectief van enkele medewerkers over hoe het proces wordt uitgevoerd. Process mining is daarentegen niet afhankelijk van hoe een proces is bedacht, of hoe mensen denken dat het wordt uitgevoerd. Met process mining maak je alleen het werkelijke proces inzichtelijk door feitelijke-, historische data te analyseren, op basis van de realiteit.   Versneller Proces Mining gaat de Lean Six Sigma-technieken en “continuous improvement en control” behoefte van overheidsorganisaties alleen maar verbeteren en vooral versnellen. Voor de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyze, Improve & Control) kan process mining bijdragen om de arbeidsintensieve meet- en analysefase te versnellen door (data) feiten op tafel te leggen. Tegelijkertijd maken analyse en visualisatie toepassingen de drempel lager voor professionals (bestuurders en inhoudelijke specialisten) om informatie te interpreteren en productief te benutten in het dagelijkse werk. Een mooie start voor een verbetercultuur!   Digitale Tweeling van je Overheidsorganisatie Process mining is een enorme versneller voor het opbouwen van een digitale tweeling van je overheidsorganisatie (DTO). Wanneer je op basis van logdata, timestamps en processtappen snel en geautomatiseerd een digitale representatie van je processen kan maken, maakt dit het ook mogelijk om processimulaties uit te voeren om bijvoorbeeld te kijken wat het effect is van een verandering op de doorlooptijd. De technologie belofte van Process Mining in het Mavim Platform, ‘Mine Design Improve’, ondersteunt de DMAIC-methode van Lean Six Sigma en faciliteert het borgen, analyseren en communiceren van procesinformatie binnen één platform. Het grote voordeel hiervan is dat de continue analyse zorgt voor consistente en actuele informatie om sturing te bieden aan de continue verbetering van kwaliteit, efficiency, compliance en rechtmatigheid op producten en diensten die de overheidsorganisatie levert.   Auteur: Wouter van den Ham In drie stappen een DTO bouwen? Dat kan! Download de gratis e-paper Mine, Design, Improve en ontdek hoe je van start kunt gaan.   Hoe je als overheidsorganisatie grip houdt op digitale ontwikkelingen? Laat je inspireren door deze Explanimation Video.
Uitstel Omgevingswet mag niet te lang duren
Inhoud Onlangs maakte Stientje van Veldhoven (minister voor Milieu en Wonen) bekend dat de invoering van de Omgevingswet uitgesteld wordt naar 1 januari 2022. Uit een rondgang van Platform31 blijkt dat veel partijen begrip hebben voor dat besluit omdat invoering van de wet alleen kan met een goed werkende digitale infrastructuur. Het is echter ook zaak om tempo te houden. Gemeenten en deskundigen waren al enige tijd kritisch. De datum van 1 januari 2021 voor de invoering van de Omgevingswet leek een doel op zich te worden. Overheid en samenleving zouden zich na de jaarwisseling zomaar in een mist vol onvolledigheden en onzekerheden kunnen wanen, zo was de gedachte. Met het uitstel naar 1 januari 2022 van invoering van de nieuwe wet betekent dat overheden meer tijd hebben om zich voor te bereiden op een zorgvuldige invoering. Houd tempo en ga testen Het grote struikelblok bij de invoering van de Omgevingswet is de bijbehorende digitale ondersteuning. Alle gemeentelijke informatiesystemen en processen moeten aangesloten worden op het landelijke systeem en dat heeft de nodige voeten in de aarde. Dat betekent niet dat gemeenten geen vertrouwen hebben in de wet. Integendeel: onder meer vanuit de VNG klinkt het pleidooi om het daadwerkelijke uitstel niet te lang te laten duren. Voorzitters van de ambtelijke themagroep Omgevingswet van het G40-stedennetwerk, Wim Tijssen en Rick Keim, geven aan dat gemeenten door willen. “Met het zicht op de maatschappelijke opgaven in de fysieke leefomgeving is een te lang uitstel niet wenselijk”, aldus Keim. Annette Zebel (Rho Adviseurs) roept gemeenten op om onverminderd door te gaan met de implementatie. “De inhoud van de wet is al voor 99 procent vastgesteld door het parlement en dit verandert niet door het uitstelbericht.”. De extra tijd die overheden krijgen, kan worden benut om te (blijven) oefenen met de nieuwe instrumenten, gewijzigde werkprocessen en digitale ondersteuning. Door meer ervaring op te doen, kan een al te harde en mistige overgang worden voorkomen. Transparante overheid Nu het uitstel is aangekondigd, hebben gemeenten ook tijd voor bezinning. Waar staan we, wat staat ons nog te doen? Zoals Jan Rotmans, hoogleraar transitiekunde, regelmatig benadrukt, staat de Omgevingswet niet op zichzelf, maar drijft die op vele maatschappelijke veranderingen. Toch is de Omgevingswet ook een vehikel om met de samenleving aan grote maatschappelijke opgaven in de fysieke leefomgeving te werken, zoals verduurzaming en de woningbouwopgave. In de woorden van René Klerks en Lisanne Leenaerts, namens de waterschappen betrokken bij het programma ‘Aan de slag met de Omgevingswet’: “Uitstel biedt ons de kans om ons weer eens te bezinnen waar het eigenlijk allemaal om te doen was. Een transparante overheid, snelle besluitvorming, ruimte voor initiatieven: kortom het ‘anders werken’. Welke van onze acties dragen daar nu daadwerkelijk en effectief aan bij?” Als één overheid naar de finish In de Omgevingswet is integraal werken van groot belang. Die integraliteit moet niet alleen binnen, maar ook tussen overheidslagen tot stand komen, met een belangrijke rol voor de rijksoverheid. De G40 en G4 geven dan ook aan sturing en betrokkenheid vanuit de ministeries te verwachten om tempo te houden in het proces. “Samen uit, samen thuis”, aldus Tijssen en Keim. Alle overheden moeten zich volgens hen als één overheid blijven inzetten voor de stelselwijziging. Na overleg met haar bestuurlijke partners, maakt de minister bekend wanneer de Omgevingswet ingevoerd wordt. Uitstel van meer dan een jaar is niet wenselijk, zo stelt onder meer Sarah Ros van de VNG. Volgens haar zal langer uitstel tot vertraging in de gemeentelijke besluitvorming leiden. De nieuwe datum komt op 1 januari 2022 te liggen. Dat biedt softwareleveranciers én decentrale overheden niet alleen de voldoende tijd om de noodzakelijke voorbereidingen te treffen, de datum van invoering van de wet blijft tegelijkertijd in het zicht.    Bron: gebiedsontwikkeling.nu Lees hier hoe het Omgevingswet framework jouw organisatie kan helpen
Sneak Peek: Bewerk je documenten in Mavim met Microsoft Office
Inhoud Microsoft loopt al jaren voorop in het leveren van gebruiksvriendelijke technologie die waarde toevoegt in het persoonlijke en professionele leven van mensen. Recentelijk hebben ze indruk gemaakt door Microsoft Teams gratis te maken voor persoonlijk gebruik tijdens de COVID-19-crisis. Bovendien helpt Microsoft nu de wereld vooruit door AI te integreren in hun standaard Word- en PowerPoint-aanbod. Voor Mavim was de beslissing om onze Digital Twin-technologie te bouwen op de grensverleggende technologieën van Microsoft dan ook eenvoudig. Microsoft is duidelijk de toekomstbestendige keuze.   Binnenkort bij een (Home) Theater bij jou in de buurt: Op 19 mei zal Mavim hun nieuwste product op de markt brengen tijdens het digitale evenement MavIMAGINE. Hieronder vind je een sneak peek over een van de vele dingen die je mag verwachten tijdens het programma.   Cocreatie met Office voor het web Microsoft Office voor het web (voorheen Microsoft Office Online) maakt het mogelijk om Word-, Excel- en PowerPoint-documenten in beginsel op internet te openen, bewerken en opslaan. Dit omvat Office Open XML-bestanden (docx, xlsx, pptx) en OpenDocument-bestanden (odt, ods, odp). Office voor het web maakt het ook mogelijk om oudere Office-bestandsindelingen (doc, xls, ppt) te openen, maar tijdens het openen worden de documenten geconverteerd naar de nieuwere Open XML-indelingen om de gebruiker in staat te stellen ze online te bewerken. In het afgelopen jaar heeft Mavim het voorrecht gehad om samen te werken met het Microsoft-ontwikkelingsteam om een eersteklas integratie met Microsoft Office voor het web te ontwerpen. Vanuit de Mavim-toepassing kunnen eindgebruikers Office-documenten in Office voor het web openen, bekijken, bewerken en opslaan in de ondersteunde office-bestandsindeling.     Waarde voor teams Hoewel documentbewerking in een browser voor sommige Mavim-gebruikers al voelt als een stap voorwaarts, ligt de echte waarde voor de toekomst in het vermogen van Mavim om teams in staat te stellen om gezamenlijk content te schrijven. Veel Mavim-klanten en -partners hebben niet de luxe om naast elkaar te zitten om de nodige aanpassingen in hun omgeving te doen om de bedrijfsprestaties te verbeteren. Dit wordt dan ook vaak op afstand gedaan. Maar, zoals de COVID-19 crisis ons allemaal duidelijk heeft gemaakt, gaat op afstand werken niet zonder slag of stoot en co-auteurschap vormt een van die kwesties. In plaats van je zorgen te maken dat jouw bewerkingen zullen worden overschreven door een collega (of dat het werk twee keer zal worden gedaan), maakt Mavim het mogelijk om echte samenwerking te ervaren in tijdzones en werkruimten. Dankzij de integratie met Office voor het web, waarbij meerdere gebruikers één document kunnen bewerken, beheert Office voor het web documentwijzigingen en eventuele benodigde samenvoegingen intern. Wil je meer weten over deze functie of ben je nieuwsgierig naar wat Mavim nog meer zal aankondigen tijdens MavIMAGINE? Schrijf je hier in en sluit je op 19 mei aan bij meer dan 1000 procesprofessionals.  

Copyright © 2024 Mavim B.V.