Corporaties moeten vandaag de dag wendbaar zijn. Maar wat is dat eigenlijk, wat levert het op en niet onbelangrijk: hoe word je een ‘wendbare corporatie’? Wij vroegen het Teammanager I&a Roland Schweigl van Mooiland: “Wendbaarheid zorgt voor grotere klanttevredenheid en lagere bedrijfslasten.”

Mooiland uit Grave heeft de beweging ingezet naar een wendbare corporatie. “Dat betekent onder andere een transitie naar procesgestuurd werken met bijbehorende ICT-aanpassingen,” licht Roland toe. “Wij werken momenteel aan een verbeterde dienstverlening en de verduurzaming van ons bezit. Om een optimale dienstverlening te kunnen leveren, is het belangrijk dat de klantprocessen worden vastgelegd en geoptimaliseerd. Hierdoor bieden we een gelijkmatige en goede dienstverlening aan onze huurders en gaat onze klanttevredenheid omhoog. Tegelijkertijd realiseren wij hiermee een besparing binnen de bedrijfsvoering die wij vervolgens kunnen investeren in het verduurzamen van onze woningen.”
 

Wendbare organisatie

“Een wendbare organisatie is daarbij schaalbaar (kostenbewust), beweegt mee met haar huurders, levert haar bijdrage aan een beter milieu en kan snel inspringen op veranderende wet- en regelgeving. Een voorbeeld is dat sommige huurders soms hun hele leven in een Mooiland-woning leven. Zij willen natuurlijk in elke levensfase optimaal kunnen wonen, daar moeten wij als corporatie op inspelen.”

“Door het eerdergenoemde vastleggen en optimaliseren van klantprocessen, kunnen we snel aanpassingen doorvoeren als dat nodig is,” gaat Roland verder. “Het betekent dat je van een traditioneel geleide organisatie zult moeten veranderen naar een procesgestuurde organisatie. Met als uiteindelijk doel: grotere klanttevredenheid en lagere bedrijfslasten.”
 

Kritische zelfreflectie

Met de transitie naar een wendbare corporatie is Mooiland kritischer naar zichzelf gaan kijken. “Daarnaast innoveert een wendbare organisatie meer en beweegt zij snel mee met de maatschappij. Door voortdurend naar de klantprocessen te kijken, kunnen wij onszelf continu verbeteren. Dit doen wij door in contact te zijn met onze huurders – één op één en via huurderkoepels –, eigen medewerkers input te laten leveren op de processen en dit extern te toetsen. Zo wordt het geoptimaliseerde proces in de realiteit getoetst en als het een verbetering oplevert direct vastgelegd. Huurders en medewerkers merken dan meteen de verbetering en hebben hier zelf een bijdrage aan geleverd.”
 

Vastleggen van processen

Voor het vastleggen van haar processen en volledige informatiemanagement maakt Mooiland gebruik van de software van Mavim. “Dit helpt ons bij het inzichtelijk maken van de impact van alle veranderingen die op ons af komen. Als er bijvoorbeeld iets in de wetgeving of in een proces verandert, dan kunnen we direct zien wat voor impact dit heeft op andere processen, onze digitale infra- en informatiestructuur en op rollen en functies.”

Roland vervolgt: “Het bijzondere aan de samenwerking met Mavim is de brede groep van specialisten (partners) die vanuit hun eigen vakgebied met hun eigen specifieke best practice oplossingen en door hun gedegen kennis van de Mavim software snelle resultaten kunnen boeken.”
 

I&a

Op de vraag wat de transitie naar een wendbare organisatie betekent voor het gehele ICT-landschap van Mooiland, zegt Roland: “Om de ondersteunende rol van ICT aan de business te benadrukken, noemen wij dit bij Mooiland geen ICT meer maar ‘I&a’. Daarbij ligt er nadruk op de hoofdletter ‘I’ en kleine letter ‘a’. De juistheid van informatie zorgt ervoor dat de organisatie wendbaar blijft. De verregaande digitalisering zorgt ervoor dat de automatiseringsdiensten uitbesteed kunnen worden, waardoor de focus gelegd kan worden op informatie en de compleetheid van data.”
 

Borgen van risico’s

De volgende I&a-stap voor Mooiland was het borgen van Governance, Risk en Control. Roland: “Ook hier ondersteunt Mavim ons bij. Wij zijn hier begonnen met het aanstellen van een interne auditor, en zullen daarnaast het hele GRC-beleid vastleggen in de software van Mavim. Dat doen wij nu ook al met informatiebeveiliging. Hierdoor is het voor de hele organisatie mogelijk om te zien wat er al in control is, hoe, door wie, waarom en wat nog ‘under control’ moet worden gebracht. De risico’s die we lopen en kennen worden vervolgens gepubliceerd en zijn voor iedere medewerker inzichtelijk.”

Deze nieuwe I&a-stap is nog niet afgerond bij Mooiland, en Roland vraagt zich af of de realisatie hiervan de afronding van de transitie naar een wendbare corporatie betekent: “Wendbaar worden is wat ons betreft een continu streven.”
 

Kleine aanpassingen, grote veranderingen

Roland sluit af met een advies voor zijn collega corporaties: “Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met de transitie naar een wendbare organisatie. Durf daarbij buiten kaders te denken. Heel vaak hoef je niet alleen in grote stappen te denken, maar kun je met kleine aanpassingen ook al grote veranderingen bereiken. Betrek in dat proces je klanten en medewerkers, waardoor de transitie uiteindelijk een succes wordt.”



Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 1 november 2017