Documentair Structuurplan (DSP) met Mavim

Dé basis voor een procesgericht digitaal archief

Een Documentair StructuurPlan (DSP) biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie wordt gedaan. Dit overzicht dient vele doelen:

de informatie is beheersbaar
er kan managementinformatie uit worden gedestilleerd
het is een noodzakelijke voorwaarde voor het inrichten van een digitaal archief

Een organisatie heeft met een DSP een beleids- en beheersinstrument in handen. Hiermee kan ze de doel- en rechtmatigheid van de informatievoorziening sturen. Het DSP is een verbeterinstrument voor de planmatige aanpak van informatievoorziening met als resultaat; kennisdeling, kwaliteitsverbetering en professionalisering. In een DSP worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de uitwerking hiervan. Deze gegevensbestanden worden geïnventariseerd met het oog op de beschikbaarheid en toegankelijkheid op korte en lange termijn. Bij de inrichting van het informatiebeheer zijn de organisatiestructuur, werkprocessen, systemen en taken leidend. Hierdoor ontstaat een herkenbare archiefstructuur én duidelijke werkwijze voor de medewerkers in de organisatie.

Download factsheet

Mavim voor het Documentair StructuurPlan

De processen in het model-DSP zijn algemeen. In Mavim maak je het model specifiek voor jouw gemeente. Mavim legt verbanden tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur en werkprocessen. Hierdoor is het voor de medewerker eenvoudig om bijvoorbeeld vanuit het proces te kijken welke regelgeving hierop van toepassing is. Hierdoor is het voor de medewerker eenvoudig om bijvoorbeeld vanuit het formulier te kijken bij welke processen dit betrokken is. Met Mavim heeft de medewerker via één deur toegang tot deze relevante informatie. Een medewerker weet daardoor altijd waar een document opgeslagen moet worden of wat de vernietigingstermijn ervan is. Deze informatie is via het eigen netwerk in de vorm van Mavim webpagina’s toegankelijk.

Dé tool voor optimaal procesmanagement:

Verkrijg meer inzicht en voer veranderingen en verbeteringen sneller door
Creëer inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van de organisatie
Reduceer het aantal fouten en bereik een hogere efficiëntie
Bevorder een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers

Ontdek hoe BPM je helpt flexibel om te gaan met veranderingen

De laatste jaren staat Business Process Management (BPM) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met een dynamische omgeving en kritische instelling van klanten en/of stakeholders. Dit werkt een toenemende interne complexiteit van de organisatie in de hand. In deze whitepaper lees je hoe jouw organisatie zich het beste aan kan passen aan de dynamische omgeving van vandaag.

Download de whitepaper BPM

Voordelen

Meer inzicht

Hogere efficiëntie

Betere afstemming

Meer informatie?

Download hier speciaal voor jou geselecteerde documentatie

Klantcase Nationale Nederlanden

Klantcase Arcadis

Klantcase Leger des Heils

Achtergrond

BPM kan omschreven worden als: ‘het sturen en beheersen van de activiteiten van de medewerkers, zodanig dat de bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten zijn gestructureerd, zijn gericht op het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie’. Het realiseren van doelstellingen is niet alleen een kwestie van goede sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in sterke mate afhankelijk van of worden ondersteund door IT om de gestelde doelen te bereiken. Het is daarom van belang dat de organisatie beschikt over de juiste IT-oplossingen om invulling te geven aan een integrale visie op het organiseren van de organisatie en de beheersing van de bedrijfsprocessen.

BPM is gericht op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen binnen professionele organisaties. Hierbij valt te denken aan het verhogen van de effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit, klantgerichtheid en innovativiteit. De verbetering zelf wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren.

Stappenplan voor de implementatie van BPM:

analyseren: voor het verkrijgen van een goed beeld van de organisatie en de stand van zaken betreffende de interne organisatie is een eerste inventarisatie van de bestaande documentatie nodig.
modelleren: de belangrijkste uitgangspunten voor BPM zijn strategie, kritische succesfactoren, doelstellingen, prestatie-indicatoren en structuur
implementeren: vastgelegd wordt ‘wie doet wat?’, ‘wat zijn de risico’s?’ en ‘welke beheersmaatregelen dienen we te treffen?’
monitoren: hierbij worden de werking en prestaties van de processen beoordeeld.
leren: evalueren van het voorgaande levert mogelijkheden op tot verdere verbetering.

Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering

Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.

Het geheel van deze informatiedata vormen de regels binnen de organisatie. De eenduidige en consistente borging en communicatie leidt tot transparantie en vormt de basis voor continue verbetering van de bedrijfsprocessen en het kwaliteitsniveau.

Dé tool voor optimaal kwaliteits- en procesmanagement

Creëer inzicht in de gehele procesgang
Koppel wet- en regelgeving aan de processen
Verhoog de efficiëntie en effectiviteit
Raadpleeg informatie vanuit één centrale bron
Schep flexibiliteit voor het doorvoeren van wijzigingen

Meer over Procesoptimalisatie & Kwaliteitsverbetering

Vijf stappen naar Procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering

Mavim biedt een managementplatform dat een consistent hoog kwaliteitsniveau in alle processen en de daaruit voortvloeiende output van de organisatie helpt te verzekeren. In Mavim staan de werkprocessen en procedures centraal. Op zeer effectieve en efficiënte wijze worden werkprocessen beschreven en geldende wet- en regelgeving verankerd. Alle informatie uit diverse disciplines die nodig is voor de procesuitvoering, wordt met Mavim samenhangend in verband gebracht en op geavanceerde wijze gevisualiseerd en gerapporteerd. Te denken valt aan formulieren, werkinstructies, protocollen, functies, functieomschrijvingen, beschrijvingen van wetgevingen en normeringen.