| BRANCHES | BLOG | EVENTS |

Iedere gebruiker of toekomstig gebruiker van SharePoint zal overtuigd zijn van de meerwaarde die dit communicatie- en collaboratieplatform biedt voor de organisatie door invulling te geven aan de behoefte om informatie en kennis te delen. SharePoint vormt immers een ultiem raamwerk voor het opzetten van websites voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie.

Gebrek aan structuur
De mogelijkheden van SharePoint zijn legio. Het biedt medewerkers vrijheid te communiceren, samen te werken en informatie te delen. SharePoint is echter ‘slechts’ een raamwerk voor het opzetten van een intranet of document management systeem. Zoals met ieder raamwerk of portal geldt ook voor SharePoint dat de gebruikers de structuur moeten bepalen en daar hebben veel organisaties moeite mee. Verblind door handige functionaliteit in SharePoint is technologie vaak leidend bij de implementatie en is er te weinig aandacht voor een heldere structuur waar alle medewerkers mee uit de voeten kunnen. Het portal mondt vaak al snel uit in een wirwar van libraries waarin informatie lastig is terug te vinden. SharePoint ontbeert dan een gestructureerde informatievoorziening op het gebied van processen, kwaliteit en governance van de organisatie.

BPM en SharePoint
Om het maximale uit SharePoint te halen, is een governanceplan noodzakelijk. Want zonder duidelijke afspraken over wie wanneer op welke manier en waar informatie mag opslaan, kan een SharePoint-omgeving eenvoudig uitgroeien tot een ongestructureerd en onbeheersbaar geheel. Hier kan BPM uitkomst bieden. Met BPM is het immers mogelijk om alle aspecten van een organisatie met elkaar in lijn te brengen en vervolgens te voorzien van workflows. Hoewel BPM een managementbenadering is, wordt deze veelal ondersteund door software, zoals de BPM-software Mavim. Door Mavim te koppelen aan SharePoint kan BPM helpen bij het bieden van de broodnodige structuur. Mavim voorziet namelijk in zeer gestructureerde, samenhangende en goed navigeerbare informatie op het gebied van processen, kwaliteit, risico en compliance binnen de SharePoint portal.

Met Mavim voor BPM beschikt u over een oplossing waarmee medewerkers zelf de mogelijkheid hebben om hoogwaardige, coherente procesinformatie aan te bieden binnen de SharePoint omgeving en daarmee structuur, overzicht en inzicht te bieden over hoe de organisatie werkt. Hierdoor is men niet langer afhankelijk van IT voor het aanbieden van hoogwaardige webinformatie binnen de SharePoint portal, hetgeen alle betrokkenen aanzienlijke (doorloop) tijd bespaart. Proces- en kwaliteitsinformatie vormen dan een integraal onderdeel van de informatievoorziening van uw organisatie.

De kracht van Mavim
De software van Mavim biedt uitkomst. Mavim is software voor het beschrijven, modelleren, relateren en publiceren van processen.

Structuur met BPM
In de eerste plaats bieden de processen een prima kapstok om een structuur voor SharePoint te ontwikkelen die door alle medewerkers wordt begrepen en logisch wordt gevonden. Door een proces te verbinden aan alle documenten die nodig zijn voor de uitvoering daarvan - denk aan sjablonen, formulieren, stappenplannen, werkinstructies, voorbeeldbrieven, maar ook wet- en regelgeving - is voor medewerkers inzichtelijk welke informatie ze waar kunnen vinden. De kracht van Mavim ligt juist in deze mogelijkheid om procesinformatie te koppelen aan alle relevante ondersteunende informatie in documenten zoals werkinstructies, protocollen, et cetera.

Waarborging integriteit
De tweede manier waarop Mavim voor BPM kan helpen bij een beter gebruik van SharePoint is door rol gebaseerde autorisaties toe te voegen. Door in Mavim vast te leggen wie voor welke processtappen verantwoordelijk is, wordt voorkomen dat medewerkers die daar niet toe bevoegd zijn documenten per ongeluk wijzigen. Op die manier kunt u de integriteit en betrouwbaarheid van documenten waarborgen en de levenscyclus van een document (document life cycle) ondersteunen. Door bewaking van deze lifecycle middels workflows en autorisaties, borgt u de kwaliteit van documenten. De koppeling van Mavim voor BPM aan SharePoint zorgt automatisch voor structuur in de oneindige stroom aan documenten die dagelijks worden gecreëerd, bewerkt en gedistribueerd. Dat komt de vindbaarheid van documenten ten goede en verzekert de juistheid van documenten.

De methodische aanpak voor informatiemanagement, die het fundament vormt voor de software, biedt een excellent hulpmiddel om informatie eenvoudig te structureren, beschrijven, verbanden te leggen en te analyseren. Mavim helpt vervolgens om informatie te publiceren en communiceren en processen waar nodig te verbeteren. Door het gebruik van Mavim wordt consistentie en eenduidigheid gecreëerd en ligt overzicht en inzicht in de samenhang van informatie binnen handbereik. Het zoeken en vinden van specifieke informatie of documenten wordt hierdoor sterk vereenvoudigd.

Mavim helpt veranderingen die binnen organisaties en andere complexe omgevingen aan de orde van de dag zijn, eenvoudig te structureren en te communiceren.

Mavim en SharePoint; het beste van twee werelden
Door de integratie tussen Mavim en SharePoint is een uiterst krachtige combinatie ontstaan tussen een systeem voor het beschrijven en publiceren van de processen enerzijds en een systeem voor het beheren van de operationele documenten anderzijds. Mavim ondersteunt bovendien de relatie tussen het beschrijven en publiceren van de processen en het beheren van de operationele documenten. Met deze optie wordt de hiërarchische structuur in Mavim identiek overgezet naar een geselecteerde SharePoint bibliotheek. Op deze manier kan de opslag van documenten tijdens de uitvoering van processen plaatsvinden in de structuur zoals deze met Mavim is beschreven. Mavim helpt daarmee een SharePoint bibliotheek in te richten en vorm te geven.

Een minder sterk punt van SharePoint, namelijk het gebrek aan structuur, kan worden ondervangen met Mavim voor BPM. Door beide systemen te koppelen krijgen organisaties het beste van twee werelden: optimale samenwerking in een gestructureerde, overzichtelijke en voor iedereen herkenbare omgeving.

Mavim en SharePoint bieden één portal voor het ontsluiten van alle informatie en informatiemanagement-vraagstukken en voor het borgen en delen van kennis. Deze krachtige combinatie maakt het mogelijk om alle informatie rond proces- en kwaliteitsmanagementtrajecten te communiceren binnen uw bestaande SharePoint-portal. Dit alles locatie-, tijds- en ‘device’-onafhankelijk. Mavim en SharePoint helpen de verandering in een complexe omgeving gestructureerd te borgen, delen en communiceren.